特定技能外国人の受け入れを検討している企業が、登録支援機関へ相談する際には、あらかじめ必要な情報や書類を整理しておくことが大切です。
「特定技能外国人を採用したいけれど、何から準備すればいいのかわからない」
「登録支援機関に相談する前に、会社側で何を用意しておけばいい？」
「海外から外国人を呼びたいが、必要な手続きがわからない」
このような企業担当者の方も多いのではないでしょうか。
特定技能の受け入れでは、外国人本人に関する情報だけでなく、仕事内容、雇用条件、会社情報、社会保険・税金関係、住居、支援内容、入社予定時期など、さまざまな情報を確認する必要があります。
また、必要書類は、外国人が「海外から新しく入国する場合」と「すでに日本に在留している場合」で異なるほか、受け入れる分野や企業の状況によっても変わります。
そのため、最初からすべての書類を完璧に揃える必要はありません。まずは現在わかっている情報を整理して登録支援機関へ相談し、必要な書類を確認しながら準備を進めることが重要です。
この記事では、特定技能外国人の受け入れを検討している企業が、登録支援機関へ相談する前に準備しておきたい情報・書類について詳しく解説します。
1. まず「どのような外国人を受け入れたいのか」を整理する
最初に確認したいのは、採用したい外国人についてです。
すでに候補者が決まっている場合は、できるだけ詳しい情報を準備しておきましょう。
準備しておきたい基本情報
- 氏名
- 国籍
- 生年月日
- 性別
- 現在の居住国
- 現在の在留資格
- 在留カード番号
- 在留期限
- パスポートの有効期限
- 日本語能力
- 日本語試験の合格状況
- 技能試験の合格状況
- 日本での職歴
- 海外での職歴
- 現在の勤務先
- 入社希望時期
すでに日本に住んでいる外国人を採用する場合は、現在の在留資格と在留期限を特に確認しておきましょう。
例えば、現在「技能実習」「留学」「技術・人文知識・国際業務」などの在留資格を持っている場合、特定技能への変更が可能かどうかを確認する必要があります。
また、技能実習から特定技能へ移行するケースでは、修了した技能実習の内容なども確認材料になる場合があります。
海外在住者の場合
海外から新しく受け入れる場合は、
- 現在の居住国
- 現在の勤務先
- 海外での職歴
- 技能試験の状況
- 日本語試験の状況
- 日本への入国希望時期
- パスポートの状況
- 現地での採用・送出し手続きの状況
なども整理しておくと、採用から入国までのスケジュールを検討しやすくなります。
2. 受け入れる「分野」と「仕事内容」を具体的にする
特定技能では、対象となる分野や業務区分が定められています。
そのため、「外国人を雇いたい」という情報だけではなく、実際にどのような仕事を担当してもらうのかを具体的に整理することが重要です。
例えば、
- 介護
- 外食業
- 農業
- 宿泊
- 建設
- 飲食料品製造業
- 自動車運送業
- その他の特定技能対象分野
など、受け入れを予定している分野を明確にします。
仕事内容について整理する項目
- 主な業務
- 具体的な作業内容
- 1日の仕事内容
- 使用する機械・設備
- 勤務する事業所
- 勤務場所
- 勤務時間
- 夜勤の有無
- シフト勤務の有無
- 重量物を扱うか
- 資格・免許が必要か
- 日本人従業員が担当している業務
例えば「製造業」とだけ伝えるよりも、
「食品工場で原材料の加工、包装、検品、清掃を担当する」
など、実際の仕事内容を具体的に説明できると、受け入れ可能性や必要な確認事項を整理しやすくなります。
また、特定技能では分野ごとに業務内容や必要な技能水準等が定められているため、登録支援機関に仕事内容を詳しく伝えることが重要です。
3. 雇用条件を整理する
外国人を受け入れる前に、給与や勤務条件についても整理しておきましょう。
基本的な確認項目
- 基本給
- 月給・日給・時給
- 各種手当
- 夜勤手当
- 資格手当
- 通勤手当
- 昇給
- 賞与
- 勤務時間
- 休憩時間
- 休日
- 有給休暇
- 残業の有無
- 残業時間の見込み
- 夜勤の有無
- 勤務場所
- 雇用期間
- 社会保険
- 労働保険
- 退職に関する条件
特定技能外国人については、報酬額が日本人が同じ仕事に従事する場合の報酬額と同等以上であることなど、雇用契約に関する要件があります。
そのため、「外国人だから給与を低く設定する」という考え方ではなく、同じような仕事をしている日本人従業員の待遇なども確認しながら雇用条件を検討する必要があります。
給与以外も確認する
企業側では給与だけでなく、
- 社会保険への加入
- 労働保険への加入
- 健康診断
- 有給休暇
- 福利厚生
- 交通費
- 制服・作業服
- 食事
- 社宅・寮
などについても整理しておくとよいでしょう。
4. 勤務場所・事業所を明確にする
複数の店舗、工場、施設、営業所などを持っている企業は、外国人がどこで働くのかを明確にしておきましょう。
例えば、
- 本社
- 第1工場
- 第2工場
- 店舗A
- 店舗B
- 介護施設A
など、実際の勤務先を整理します。
勤務場所について準備する情報
- 事業所名
- 所在地
- 電話番号
- 担当者
- 業務内容
- 従業員数
- 外国人従業員数
- 日本人従業員数
- 勤務時間
- 交替勤務の有無
特に複数事業所で受け入れる場合は、外国人ごとに勤務する事業所を整理しておくと、その後の手続きが進めやすくなります。
5. 会社の基本情報を準備する
登録支援機関へ相談する際には、会社そのものに関する情報も必要になります。
基本情報
- 会社名
- 法人番号
- 所在地
- 電話番号
- 代表者名
- 設立年月日
- 事業内容
- 従業員数
- 外国人従業員数
- 担当者名
- 担当者の電話番号
- 担当者のメールアドレス
会社案内、ホームページ、求人票などがある場合は、それらも準備しておくと会社の事業内容を説明しやすくなります。
6. 会社の税金・社会保険・労働保険関係を確認する
特定技能の受け入れでは、外国人本人だけではなく、受入れ企業側の適格性についても確認が行われます。
そのため、相談前に会社の税金や社会保険などの状況を確認しておくことが重要です。
確認しておきたい項目
- 法人税等の納付状況
- 消費税等の納付状況
- 源泉所得税関係
- 住民税関係
- 社会保険の加入状況
- 健康保険
- 厚生年金
- 労働保険
- 雇用保険
- 労災保険
未納や手続き上の問題がある場合は、早めに登録支援機関などへ相談しましょう。
「外国人を採用するから、これから初めて確認する」のではなく、現在の会社の労務・税務関係を整理しておくことが大切です。
7. 会社の必要書類を整理する
必要書類は企業の状況や申請内容、受け入れる分野などによって異なります。
そのため、最初からすべての書類を揃えるのではなく、登録支援機関から必要書類の一覧を確認するのがおすすめです。
一般的には、以下のような書類について準備・確認が必要になる場合があります。
会社関係
- 登記事項証明書
- 法人番号が確認できる資料
- 会社概要
- 決算関係書類
- 納税関係書類
- 社会保険関係書類
- 労働保険関係書類
- 雇用保険関係書類
雇用関係
- 雇用契約書
- 労働条件通知書
- 給与・賃金に関する資料
- 就業規則
- 給与規程
- 賃金台帳
- 労働者名簿
外国人関係
- パスポート
- 在留カード
- 履歴書
- 技能試験の合格証明
- 日本語試験の合格証明
- 職歴に関する資料
- その他、申請に必要となる書類
出入国在留管理庁も、特定技能の在留資格申請について提出書類一覧を公開しており、必要書類は申請内容に応じて確認する必要があります。
8. 住居について事前に考えておく
特定技能外国人を受け入れる場合、住居についても早めに検討しておきましょう。
会社側で確認したいこと
- 社宅・寮があるか
- 空室があるか
- 会社が住宅を用意するか
- 外国人本人が探すか
- 家賃はいくらか
- 敷金・礼金はいくらか
- 水道・電気・ガス料金を誰が負担するか
- 家具・家電があるか
- インターネット環境があるか
- 勤務先までの距離
- 通勤方法
- 自転車・車の利用可否
例えば、会社が寮を用意する場合は、部屋の広さや設備、家賃、光熱費などについても整理しておくとよいでしょう。
登録支援機関に住居確保の支援を依頼する場合は、
「会社がどこまで対応するのか」
「登録支援機関にどこから依頼するのか」
を事前に決めておくことが大切です。
9. 生活支援について、どこまで依頼するか決める
1号特定技能外国人を受け入れる場合、支援計画に基づく支援が必要になります。
例えば、
- 事前ガイダンス
- 出入国時の送迎
- 住居確保に関する支援
- 生活に必要な契約の支援
- 生活オリエンテーション
- 日本語学習に関する支援
- 相談・苦情への対応
- 行政手続きへの同行等
- 日本人との交流促進
- 転職時の支援
- 定期的な面談
などがあります。
受入れ企業が支援を自ら行うこともできますが、支援業務の全部を登録支援機関へ委託することもできます。
そのため、相談時には、
「支援業務を全部お願いしたい」
のか、
「一部の支援だけお願いしたい」
のかを明確にしておくとよいでしょう。
10. 登録支援機関に依頼したい業務を整理する
登録支援機関へ相談する前に、「何をしてほしいのか」を整理しておくことも重要です。
例えば、
採用関係
- 特定技能人材の紹介
- 海外人材の採用
- 国内人材の採用
- 面接の調整
- オンライン面接
- 通訳
在留手続き関係
- 必要書類の案内
- 在留資格認定証明書交付申請に関するサポート
- 在留資格変更に関するサポート
- 在留期間更新に関するサポート
- 入管提出書類の準備支援
入国・生活支援
- 空港送迎
- 住居探し
- 携帯電話・SIM契約の支援
- 銀行口座開設の支援
- 市区町村での手続き支援
- 生活オリエンテーション
- 病院受診時の支援
入社後支援
- 定期面談
- 相談対応
- 生活相談
- 職場での問題に関する相談
- 日本語学習支援
- 企業との連絡調整
このように具体的に整理しておくと、登録支援機関から支援内容や費用について説明を受けやすくなります。
11. 「支援費用」と「採用費用」を分けて確認する
登録支援機関へ相談するときは、費用についても確認しておきましょう。
例えば、
- 登録支援機関への月額支援費
- 初期費用
- 入国時の支援費
- 空港送迎費
- 住居探しに関する費用
- 通訳費
- 面接費用
- 人材紹介に関する費用
- 在留手続きに関する費用
などです。
登録支援機関との委託契約には、少なくとも受託する支援業務の内容と、その費用の額・内訳を記載する必要があります。
そのため、企業側は契約前に、
「毎月いくらかかるのか」
「初期費用はいくらか」
「追加料金が発生するのはどのような場合か」
を確認しておくと安心です。
12. 入社予定日から逆算してスケジュールを考える
特定技能の受け入れでは、採用が決まったからといって、すぐに勤務を開始できるとは限りません。
特に海外から新しく外国人を呼び寄せる場合は、採用、試験確認、雇用契約、申請、在留手続き、入国準備など、複数の段階があります。
そのため、企業側では、
- 採用予定日
- 雇用契約予定日
- 申請予定日
- 入国希望日
- 入社予定日
- 住居準備日
- オリエンテーション予定日
などを整理しておきましょう。
すでに日本に在留している外国人の場合も、現在の在留資格や在留期限によって必要な手続きやスケジュールが変わるため、早めに確認することが重要です。
13. 現在、日本で雇用している外国人がいる場合
すでに外国人従業員を雇用している企業は、その状況も登録支援機関に伝えておくとよいでしょう。
確認項目
- 外国人の氏名
- 国籍
- 在留資格
- 在留期限
- 雇用開始日
- 業務内容
- 勤務場所
- 給与
- 勤務時間
- 社会保険加入状況
- 現在の支援状況
- 他の登録支援機関との契約状況
特に、すでに特定技能外国人を雇用している場合は、
- 支援計画
- 支援実施状況
- 定期面談
- 相談対応
- 在留期限
- 各種届出
などについても整理しておくとよいでしょう。
受入れ企業は、登録支援機関に支援を全部委託している場合でも、企業側として必要な届出・管理がなくなるわけではありません。出入国在留管理庁の案内でも、支援実施状況について登録支援機関と情報共有して対応することが示されています。
14. 分野別の追加確認事項にも注意する
特定技能では、受け入れる分野によって確認すべき事項が異なる場合があります。
例えば、
- 介護
- 建設
- 自動車運送業
- 農業
- 外食業
- 宿泊
- 飲食料品製造業
などでは、それぞれの分野に関係する要件や手続きについて確認が必要になる場合があります。
そのため、登録支援機関へ相談するときには、
「特定技能○○分野で受け入れたい」
と分野を明確に伝えましょう。
さらに、
「実際にはこの仕事をさせる予定です」
と具体的な仕事内容を説明することが重要です。
「分野名」だけで判断せず、実際の業務内容まで確認してもらうことが、受け入れ準備の重要なポイントです。
15. 特定技能2号を検討している場合は最初に伝える
将来的に特定技能2号への移行を考えている場合は、最初の相談時に伝えておくとよいでしょう。
特定技能1号と2号では、対象分野や要件、支援制度などに違いがあります。
そのため、
「まずは特定技能1号で採用し、将来的には2号も検討したい」
という企業の場合は、採用時点から将来のキャリアについて確認しておくとよいでしょう。
16. 登録支援機関に相談するときに準備しておきたい質問
企業側から登録支援機関へ、次のような質問を準備しておくと相談がスムーズです。
受け入れについて
- 当社の仕事内容は特定技能の対象になりますか？
- どの分野・業務区分に該当しますか？
- 当社は受入れ企業として必要な要件を満たしていますか？
- 何人まで受け入れできますか？
外国人について
- この候補者は特定技能で採用できますか？
- 必要な試験は何ですか？
- 現在の在留資格から変更できますか？
- 海外から呼び寄せる場合の手続きは何ですか？
雇用条件について
- 給与設定に問題はありませんか？
- 勤務時間・休日の設定は問題ありませんか？
- 寮費・家賃はどのように設定すればよいですか？
支援について
- どの支援をお願いできますか？
- 生活支援を全部委託できますか？
- 空港送迎は対応できますか？
- 住居探しをお願いできますか？
- 定期面談はどのように行いますか？
- 母国語での相談対応はできますか？
費用について
- 初期費用はいくらですか？
- 月額支援費はいくらですか？
- 人材紹介費は別ですか？
- 空港送迎などの追加費用はいくらですか？
- 契約期間はどのくらいですか？
- 契約終了時に費用は発生しますか？
17. 相談前に「最低限」準備しておきたい情報
すべての書類が揃っていなくても、まず以下の情報があれば相談を始めやすくなります。
企業について
- 会社名
- 所在地
- 事業内容
- 担当者名
- 電話番号
- メールアドレス
求人について
- 受け入れ分野
- 仕事内容
- 勤務場所
- 採用人数
- 給与
- 勤務時間
- 休日
- 入社希望日
外国人について
- 国籍
- 年齢
- 現在の居住地
- 現在の在留資格
- 在留期限
- 日本語能力
- 技能試験の状況
- 職歴
住居について
- 寮の有無
- 住宅の有無
- 家賃
- 通勤方法
支援について
- 依頼したい支援内容
- 通訳の必要性
- 母国語対応の希望
- 定期面談の希望
これらを整理しておくだけでも、最初の相談がかなり具体的になります。
18. 登録支援機関へ提出する書類は「早めに確認」する
特定技能の申請では、企業側・外国人側のさまざまな資料が必要になる場合があります。
ただし、必要書類は、
- 新規入国か在留資格変更か
- 特定技能1号か2号か
- 受け入れる分野
- 外国人本人の経歴
- 企業の状況
- 過去の外国人受け入れ状況
などによって変わります。
そのため、
「以前の会社で使った書類が、そのまま今回も使える」
とは限りません。
2026年10月1日現在、出入国在留管理庁は特定技能に関する提出書類一覧を掲載・更新しているため、最新の情報を確認しながら準備することが重要です。
19. 登録支援機関との契約前に確認しておきたいこと
登録支援機関を利用する場合は、契約前に支援内容と費用を明確にしておきましょう。
特に確認したいのは、
- 支援対象者
- 支援開始時期
- 支援内容
- 支援方法
- 対応可能な言語
- 担当者
- 緊急時の連絡先
- 定期面談の頻度
- 相談対応の方法
- 休日・夜間の対応
- 支援費用
- 追加料金
- 契約期間
- 契約解除の条件
などです。
登録支援機関は、出入国在留管理庁が登録簿を公開しています。企業が登録支援機関を選ぶ際には、登録状況を確認することもできます。
20. 登録支援機関への相談前チェックリスト
最後に、相談前に以下を確認しておきましょう。
外国人候補者
☐ 氏名・国籍・生年月日
☐ 現在の居住国
☐ 現在の在留資格
☐ 在留期限
☐ パスポート・在留カードの状況
☐ 日本語能力
☐ 日本語試験の合格状況
☐ 技能試験の合格状況
☐ 日本・海外での職歴
☐ 入社希望時期
求人・仕事内容
☐ 受け入れ予定分野
☐ 業務区分
☐ 具体的な仕事内容
☐ 勤務場所
☐ 採用予定人数
☐ 勤務時間
☐ 夜勤・シフトの有無
☐ 休日
☐ 残業の有無
☐ 入社予定日
雇用条件
☐ 基本給
☐ 手当
☐ 昇給・賞与
☐ 交通費
☐ 社会保険
☐ 労働保険
☐ 有給休暇
☐ 雇用期間
会社情報
☐ 会社名
☐ 法人番号
☐ 所在地
☐ 代表者
☐ 事業内容
☐ 従業員数
☐ 外国人従業員数
☐ 担当者・連絡先
住居
☐ 社宅・寮の有無
☐ 空室の有無
☐ 家賃
☐ 水道・電気・ガス
☐ 家具・家電
☐ 勤務先までの交通手段
支援
☐ 生活オリエンテーション
☐ 空港送迎
☐ 住居確保支援
☐ 市区町村等の手続き支援
☐ 銀行・携帯電話等の生活支援
☐ 日本語学習支援
☐ 相談・苦情対応
☐ 定期面談
☐ 母国語対応
☐ その他依頼したい支援
書類
☐ 登記事項証明書等の会社資料
☐ 決算関係資料
☐ 納税関係資料
☐ 社会保険関係資料
☐ 労働保険関係資料
☐ 雇用契約関係資料
☐ 外国人本人の身分・在留関係資料
☐ 試験合格関係資料
☐ その他、申請に必要な資料
まとめ｜完璧に準備してから相談する必要はありません
登録支援機関への相談前に重要なのは、すべての書類を完璧に揃えることではありません。
まずは、
「誰を採用したいのか」
「どの分野で働いてもらうのか」
「どのような仕事をしてもらうのか」
「どのような雇用条件にするのか」
「いつから働いてもらいたいのか」
「どのような支援を依頼したいのか」
を整理しておきましょう。
そのうえで、会社の基本情報、雇用条件、外国人候補者の情報、住居、税・社会保険関係の状況などを登録支援機関に伝えることで、必要な手続きや準備すべき書類を具体的に確認しやすくなります。
特定技能の受け入れでは、企業の状況や外国人本人の状況、受け入れる分野などによって必要な手続きが変わります。
そのため、「まだ書類が全部揃っていないから相談できない」と考える必要はありません。
現在わかっている情報を整理して、早めに登録支援機関へ相談することが、スムーズな受け入れ準備につながります。
また、登録支援機関へ依頼する場合は、支援内容だけでなく、費用、対応言語、緊急時の連絡体制、定期面談、住居支援などについても契約前に確認しておくことが重要です。
特定技能外国人の受け入れを検討している企業は、自社の仕事内容や雇用条件、採用予定者の情報を整理したうえで、登録支援機関に相談してみましょう。
