特定技能外国人を受け入れる際、多くの企業が最初に悩むのが、
「登録支援機関にどこまで任せられるのか」
という点です。
「支援機関に依頼すれば、外国人材のことはすべて任せられる」と考えている企業もありますが、実際にはそうではありません。
登録支援機関に委託できる業務はあります。
しかし、雇用主としての責任、現場での教育、労務管理、職場環境づくりまでは、受け入れ企業自身が行う必要があります。
この記事では、登録支援機関に頼めること、受け入れ企業が自社で行うべきこと、そしてトラブルを防ぐための役割分担について解説します。
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登録支援機関とは？
登録支援機関とは、特定技能1号外国人を受け入れる企業から委託を受け、外国人本人が日本で安定して働き、生活できるように支援を行う機関です。
特定技能1号で外国人を受け入れる企業は、「支援計画」を作成し、入国から帰国までの一連のサポートを行うことが求められています。この支援は、登録支援機関へ委託することができます。
登録支援機関が行う主な支援には、次のようなものがあります。
- 事前ガイダンス
- 出入国時の送迎
- 住居確保の支援
- 銀行口座・携帯電話・ライフライン等の契約支援
- 生活オリエンテーション
- 日本語学習機会の提供
- 相談・苦情への対応
- 日本人との交流促進
- 会社都合等で雇用契約を終了する場合の転職支援
- 定期面談・行政機関への報告
つまり、登録支援機関は、外国人材の生活面・制度面・相談対応面を支える存在です。
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登録支援機関に頼めること
登録支援機関には、主に次のような業務を依頼できます。
- 入国前後の説明・生活支援
外国人本人に対して、労働条件、日本での生活ルール、住居、交通、医療、防災、行政手続きなどを説明します。
特に初めて日本で働く外国人にとって、生活面の不安は非常に大きいものです。
ゴミ出しのルール、病院の行き方、役所での手続き、銀行口座の開設など、細かい支援が定着につながります。
- 相談・苦情への対応
外国人本人からの相談に対応することも、登録支援機関の重要な役割です。
たとえば、
- 体調が悪い
- 職場でうまく話せない
- 寮や生活環境で困っている
- 母国語で相談したい
- 給与や労働条件について確認したい
このような相談に対して、登録支援機関が間に入ることで、問題が大きくなる前に対応しやすくなります。
- 定期面談と報告
特定技能制度では、外国人本人との定期面談も重要です。
登録支援機関に支援を委託している場合、面談や支援実施状況の管理を支援機関が行うことになります。
ただし、受け入れ企業が登録支援機関に支援を全部委託している場合でも、特定技能所属機関としての届出や報告が不要になるわけではありません。入管庁は、登録支援機関による支援実施状況も取りまとめて提出する必要があると案内しています。
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登録支援機関に任せきりにできないこと
ここが非常に重要です。
登録支援機関に委託できるのは、主に支援計画に基づく支援業務です。
一方で、外国人を雇用する会社としての責任は、受け入れ企業に残ります。
特に次の内容は、登録支援機関に丸投げできません。
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受け入れ企業が自社で行うべきこと
- 雇用契約をきちんと守ること
特定技能外国人を受け入れる企業には、外国人と結んだ雇用契約を確実に履行する義務があります。たとえば、報酬を適切に支払うことは受け入れ企業の義務です。
これは当然のことのように見えますが、実務では非常に重要です。
たとえば、
- 求人票と実際の仕事内容が違う
- 残業代の計算が不明確
- 日本人と比べて不合理に待遇が低い
- 休みが取りにくい
- 説明されていない控除がある
このような状態があると、不満や転職希望につながる可能性があります。
登録支援機関が相談を受けることはできますが、給与・労働時間・休日・安全衛生などを実際に管理するのは受け入れ企業です。
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- 現場での教育・指導
外国人材が定着するかどうかは、現場での受け入れ方に大きく左右されます。
登録支援機関は生活支援や相談対応を行えますが、毎日の仕事を教えるのは会社です。
たとえば、
- 作業手順をわかりやすく教える
- 危険な作業を丁寧に説明する
- 日本語が不十分でも伝わるように工夫する
- 叱るだけでなく、改善点を具体的に伝える
- 教育担当者を決める
こうした現場教育は、会社側で準備しなければなりません。
外国人材がすぐに辞めてしまう会社では、制度や本人の問題だけではなく、現場で誰が教えるのかが決まっていないケースも少なくありません。
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- 日本人社員との関係づくり
外国人材の定着には、日本人社員との関係も大きく関係します。
登録支援機関が面談でフォローしていても、日々働く場所で孤立してしまえば、本人の不安は大きくなります。
会社としては、
- 受け入れ前に日本人社員へ説明する
- 外国人材だけを特別扱いしすぎない
- 文化や宗教、生活習慣の違いを共有する
- 困ったときに相談できる社内担当者を決める
- 「言わなくても分かる」は通じにくいことを理解する
といった対応が必要です。
特に地方企業では、職場以外に相談相手が少ないこともあります。
そのため、職場での人間関係が定着率に直結します。
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- 欠勤・遅刻・体調不良への対応
外国人材を受け入れると、欠勤、遅刻、病気、ケガなどの対応が必要になることがあります。
このとき、「登録支援機関に連絡すれば終わり」ではありません。
会社としては、
- 本人の状況確認
- 勤怠管理
- 休職や欠勤のルール説明
- 必要に応じた病院受診の案内
- 就業継続が難しい場合の判断
- 労災や社会保険の確認
などを行う必要があります。
登録支援機関は通訳や相談対応、生活面のサポートを行えますが、雇用上の判断をするのは会社です。
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- 支援費用の負担
義務的支援に必要な費用は、原則として受け入れ企業側が負担する必要があります。出入国在留管理庁のQ&Aでも、受け入れ機関が実施しなければならない支援の費用は受け入れ機関が負担しなければならないとされています。
また、通訳人の確保が必要な場合の費用についても、受け入れ機関が負担すべきものとされています。
そのため、受け入れ前には、毎月の支援費だけでなく、実際に発生し得る費用も確認しておくことが大切です。
たとえば、
- 病院同行が必要になった場合
- 夜間や休日に緊急対応が必要になった場合
- 遠方の空港送迎が必要な場合
- 住居契約や生活立ち上げに時間がかかる場合
- 通訳対応が長時間になる場合
こうしたケースで、どこまでが通常の支援費に含まれるのか、別途費用が発生するのかを事前に確認しておくと安心です。
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受け入れ企業と登録支援機関の役割分担
分かりやすく整理すると、次のようになります。
| 内容 | 主に対応するところ |
| 事前ガイダンス | 登録支援機関 |
| 生活オリエンテーション | 登録支援機関 |
| 住居・銀行・携帯等の支援 | 登録支援機関 |
| 母国語での相談対応 | 登録支援機関 |
| 定期面談 | 登録支援機関 |
| 内容 | 主に対応するところ |
| 給与・労働時間の管理 | 受け入れ企業 |
| 現場での作業指導 | 受け入れ企業 |
| 安全教育 | 受け入れ企業 |
| 日本人社員との関係づくり | 受け入れ企業 |
| 人事評価・配置 | 受け入れ企業 |
| 欠勤・休職・退職判断 | 受け入れ企業 |
| 入管への届出・報告管理 | 受け入れ企業と登録支援機関で連携 |
つまり、登録支援機関は外国人材を支える外部パートナーですが、雇用主そのものではありません。
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登録支援機関を活用するメリット
登録支援機関を活用する最大のメリットは、受け入れ企業の負担を大きく減らせることです。
特に初めて外国人材を受け入れる企業では、制度、書類、生活支援、通訳、定期面談などをすべて自社で行うのは簡単ではありません。
登録支援機関に依頼することで、
- 制度に沿った支援を行いやすい
- 外国人本人が母国語で相談しやすい
- 生活面のトラブルに対応しやすい
- 定期面談を継続しやすい
- 入管関係の手続き漏れを防ぎやすい
- 会社は現場教育と雇用管理に集中しやすい
というメリットがあります。
特に中小企業では、専門部署を置くことが難しいため、登録支援機関との連携が定着率を高めるポイントになります。
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よくある失敗例
外国人材の受け入れで失敗しやすい会社には、共通点があります。
「支援機関に任せたから大丈夫」と考えている
登録支援機関に依頼していても、現場で放置されれば外国人材は定着しません。
仕事を教える人がいない、質問しにくい、注意だけされる、相談できる人がいない。
このような環境では、本人が不安を抱えやすくなります。
日本人社員への説明が不足している
外国人材を受け入れる前に、日本人社員へ十分な説明をしていない会社もあります。
「なぜ外国人を採用するのか」
「どのような仕事を担当するのか」
「どのように接すればよいのか」
これを共有しておかないと、現場で誤解や不満が生まれやすくなります。
費用や対応範囲を確認していない
登録支援機関との契約では、支援業務の内容や費用の額、内訳を明示する必要があります。出入国在留管理庁のQ&Aでも、支援委託契約には少なくとも受託する支援業務の内容、費用の額と内訳を盛り込む必要があるとされています。
そのため、契約前に、
- どこまで対応してくれるのか
- 休日・夜間対応は可能か
- 病院同行は含まれるのか
- 通訳費用は別途か
- 遠方対応は追加費用があるのか
- トラブル時の連絡体制はどうなっているのか
を確認しておくことが重要です。
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受け入れ企業が準備すべきチェックリスト
外国人材を受け入れる前に、最低限次の点を確認しておきましょう。
- 教育担当者は決まっているか
- 日本人社員に受け入れ方針を説明しているか
- 労働条件を本人が理解できる形で説明できるか
- 住居や通勤手段は確保できるか
- 欠勤・遅刻・病気の際の社内ルールを説明できるか
- 相談窓口を社内に設けているか
- 登録支援機関との連絡担当者を決めているか
- 支援費用や追加費用の範囲を確認しているか
- 入管への届出や報告の流れを理解しているか
- 長く働いてもらうための評価・昇給の仕組みを考えているか
この準備ができている会社ほど、外国人材の定着率は高くなります。
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まとめ：登録支援機関は「丸投げ先」ではなく「連携先」
登録支援機関は、特定技能外国人を受け入れるうえで非常に心強い存在です。
生活支援、相談対応、定期面談、各種手続きのサポートなど、専門的な支援を任せることができます。
しかし、外国人材を実際に雇用し、日々の仕事を教え、評価し、職場に定着させるのは受け入れ企業です。
大切なのは、
登録支援機関に任せる部分と、自社で行う部分を明確に分けること
です。
外国人材の受け入れを成功させるには、登録支援機関と受け入れ企業が連携し、本人が安心して働ける環境を整えることが欠かせません。
