特定技能外国人を受け入れる特定技能所属機関（受入れ企業）や、支援業務を受託する登録支援機関にとって、日々の支援内容を正確に記録・管理することは重要です。
支援記録は、外国人材が安心して日本で働き、生活するための支援を継続するだけでなく、どのような支援をいつ実施したのかを確認するための重要な管理資料となります。
特に登録支援機関が支援業務を受託している場合には、支援の実施状況を適切に記録し、特定技能所属機関との情報共有や必要な届出などに対応できる体制を整えておくことが重要です。
本記事では、特定技能外国人の支援記録について、記録すべき内容、管理方法、保存期間、定期面談のポイント、企業と登録支援機関の役割について解説します。
1．特定技能外国人の支援記録とは？
特定技能外国人の支援記録とは、外国人材に対して実施した支援内容、相談内容、対応結果などを記録したものです。
特定技能外国人への支援は、入国時の案内だけで終了するものではありません。
日本での生活や仕事に慣れるまでの継続的なサポート、生活相談、相談・苦情への対応、定期面談など、在留中の状況に応じた支援が必要になります。
そのため、
- いつ
- 誰に
- どのような支援を行ったのか
- どのような相談があったのか
- どのように対応したのか
- 今後どのような対応が必要なのか
を分かるように記録しておくことが大切です。
支援記録を作成する主な目的
- 支援内容を正確に把握する
- 外国人材からの相談や問題を早期に発見する
- 特定技能所属機関と登録支援機関の情報共有を円滑にする
- 支援業務の実施状況を確認する
- 担当者が変更された場合でも適切に引き継ぐ
- 必要に応じて関係機関への報告や資料提出に対応する
- 支援体制の改善につなげる
支援記録は、単なる業務メモではありません。
特に登録支援機関にとっては、委託された支援業務を適切に実施したことを確認し、継続的な支援につなげるための重要な管理資料です。
2．法令上の記録と社内管理記録の違い
特定技能外国人に関する記録には、制度上作成・保存が求められる帳簿・書類と、特定技能所属機関や登録支援機関が業務管理のために作成する社内記録があります。
主な違い
| 区分 | 主な内容 |
| 制度上作成・保存が必要となる記録・書類 | 支援の実施状況に関する記録、定期面談に関する記録など |
| 社内管理用の記録 | 連絡履歴、通訳記録、生活相談の対応メモ、社内共有記録など |
制度上必要となる記録については、出入国在留管理庁の最新の運用要領や参考様式を確認し、必要な事項を漏れなく管理する必要があります。
また、法令上の帳簿とは別に、登録支援機関や特定技能所属機関が日々の業務を適切に管理するための記録を作成しておくことも重要です。
「法令上必要な記録」と「社内管理のための記録」を区別し、それぞれの目的に応じて管理しましょう。
3．記録しておきたい主な支援内容
① 事前ガイダンスに関する記録
入国前などの段階では、1号特定技能外国人に対して、日本での活動や生活に必要な情報を説明します。
記録しておきたい内容の例は、次のとおりです。
- 労働条件や雇用契約に関する説明
- 日本で行う活動に関する説明
- 入国・在留手続きに関する案内
- 日本での生活に関する基本的な説明
- 相談窓口や連絡先の説明
- 説明を実施した日付
- 説明担当者
- 外国人材の確認事項
事前ガイダンスについては、最新の運用要領や参考様式を確認し、必要な書類を適切に管理しましょう。
② 住居・生活環境に関する支援記録
外国人材が日本で安心して生活するためには、住居や生活環境に関する支援も重要です。
記録内容の例は、次のとおりです。
- 住居の確保や契約に関する支援
- 電気・ガス・水道の契約手続き
- 携帯電話やインターネットの契約
- 銀行口座の開設に関する支援
- 市区町村での手続き
- ごみ出しや生活ルールの説明
- 交通機関の利用方法に関する案内
- 生活上の問題や相談内容
- 支援を実施した日付
- 対応結果
「対応した」とだけ記録するのではなく、具体的に何を説明・案内・支援したのかを記録することが大切です。
③ 生活オリエンテーションの記録
生活オリエンテーションでは、日本で生活するために必要なルールや情報を説明します。
主な内容として、次のようなものがあります。
- 日本の生活習慣
- 交通ルール
- 防災・防犯に関する情報
- 医療機関の利用方法
- 相談・苦情の受付方法
- 税金や社会保険に関する基本的な案内
- 労働関係法令に関する基本的な情報
- 緊急時の連絡先
生活オリエンテーションを実施した日付、説明内容、担当者、外国人材の確認状況などを記録しておきましょう。
④ 日本語学習に関する支援記録
日本語能力の向上は、職場でのコミュニケーションや日常生活の安定にもつながります。
記録しておきたい内容の例は、次のとおりです。
- 日本語学習に関する希望や課題
- 日本語教室やオンライン講座の案内
- 学習教材や学習方法の紹介
- 学習状況の確認
- 職場で必要となる日本語のサポート
- 日本語学習に関する相談内容
- 実施した支援
- 今後の対応
日本語学習の支援を行った場合は、紹介した教材や講座、本人の希望、対応結果などを具体的に記録すると、継続的なサポートに役立ちます。
⑤ 相談・苦情への対応記録
外国人材から相談や苦情を受けた場合は、相談内容だけでなく、対応の経過や結果も適切に記録しておくことが重要です。
主な記録項目は、次のとおりです。
- 相談を受けた日時
- 相談者の氏名
- 相談方法
- 相談内容
- 発生した問題
- 対応した担当者
- 特定技能所属機関や関係機関への連絡状況
- 対応内容
- 対応後の状況
- 今後の確認事項
登録支援機関が相談対応を行う場合は、相談受付から対応、必要な報告、解決後のフォローまで、一連の経過を記録することが重要です。
相談内容によっては、労働条件、賃金、ハラスメント、住居、健康、在留手続きなどについて、専門機関への相談や連携が必要になる場合があります。
問題を放置せず、必要に応じて適切な機関と連携しましょう。
4．定期面談の記録で確認すべきポイント
1号特定技能外国人については、仕事や生活上の問題がないかを確認するため、定期的な面談を実施することが求められています。
「定期的な面談」は、原則として3か月に1回以上の頻度で行います。
また、特定技能外国人本人だけでなく、外国人を監督する立場にある者とも面談を行うことが求められています。出入国在留管理庁は、定期面談の記録として、1号特定技能外国人用および監督者用の定期面談報告書の参考様式を示しています。
定期面談で確認する主な内容
- 労働条件に問題がないか
- 給与や手当が適切に支払われているか
- 長時間労働などの問題がないか
- 職場で困っていることがないか
- ハラスメントや差別などの問題がないか
- 住居や生活環境に問題がないか
- 健康面で困っていることがないか
- 日本語や職場のコミュニケーションに問題がないか
- 相談先を理解しているか
- 職場で適切な支援を受けているか
面談記録で確認する主な情報
- 外国人材の氏名
- 生年月日
- 国籍・地域
- 性別
- 在留カード番号
- 監督する立場にある者の氏名・役職
- 面談日時
- 面談方法
- 面談内容
- 支援担当者の氏名・役職
- 相談や問題があった場合の対応内容
- 必要な報告や連携の状況
「特に問題なし」とだけ記載するのではなく、どの項目を確認し、本人からどのような回答があったのかを具体的に記録しましょう。
なお、オンラインで定期面談を実施する場合についても、出入国在留管理庁の運用要領等に示されている留意事項を確認することが重要です。
5．相談やトラブルが発生した場合の対応手順
外国人材から相談や苦情を受けた場合は、次のような流れで対応すると、問題の見落としを防ぎやすくなります。
Step 1．相談内容を正確に確認する
相談者の話を丁寧に聞き、いつ、どこで、どのような問題が発生したのかを確認します。
Step 2．緊急性を判断する
健康被害、暴力、ハラスメント、賃金未払い、在留手続きに関する問題など、緊急対応が必要かどうかを確認します。
Step 3．必要な関係者へ報告する
必要に応じて、特定技能所属機関の担当者・責任者、登録支援機関の責任者、関係行政機関などへ報告・相談します。
Step 4．対応内容を記録する
実施した対応、連絡先、連絡日時、対応結果、今後の対応方針などを記録します。
Step 5．解決状況を確認する
一度対応した後も、問題が解決したか、外国人材が安心して生活・就労できているかを確認します。
相談対応は、受付から解決・フォローまでの経過を一貫して記録することが重要です。
6．支援記録を適切に管理する方法
特定技能所属機関や登録支援機関が支援記録を適切に管理するためには、記録方法や保存ルールをあらかじめ統一しておくことが重要です。
① 記録様式を統一する
担当者によって記録内容や書き方が異なると、情報の抜け漏れが発生しやすくなります。
そのため、以下のような項目を含む統一フォーマットを作成しましょう。
- 支援対象者
- 支援実施日
- 支援方法
- 支援項目
- 相談・対応内容
- 対応担当者
- 対応結果
- 今後の確認事項
- 関係者への共有状況
② 支援対象者ごとに管理する
外国人材ごとに支援記録を整理し、過去の相談内容や支援履歴を確認できるようにします。
ただし、支援記録には個人情報が含まれるため、閲覧できる担当者を限定するなど、適切な情報管理が必要です。
③ 対応期限を明確にする
相談や問題が発生した場合は、対応期限や次回確認日を設定しましょう。
例えば、以下の項目を管理します。
- 初回対応日
- 次回確認日
- 対応責任者
- 未解決の課題
- 解決日
- 継続支援の必要性
④ 引き継ぎ内容を記録する
担当者が休暇、異動、退職などによって変更された場合でも、支援が途切れないように引き継ぎ内容を記録します。
特に、未解決の相談や継続的な支援が必要な案件については、次の担当者が状況を把握できるように整理しておくことが大切です。
7．電子データによる支援記録の管理
支援記録は、業務上必要な範囲で電子データとして管理することもできます。
電子管理を行う場合は、次の点に注意しましょう。
- ファイル名や保存ルールを統一する
- 保存先へのアクセス権限を設定する
- 個人情報を適切に保護する
- 定期的にバックアップを取る
- 記録の変更・修正を適切に管理する
- 必要な場合に速やかに閲覧・提出できるようにする
- 担当者が変更されても確認できる状態にする
電子データで管理する場合でも、記録の内容が不明確であったり、必要な資料を確認できなかったりすると、適切な管理とはいえません。
保存方法だけでなく、正確性・検索性・安全性も意識しましょう。
8．支援記録・帳簿の保存期間
特定技能制度では、特定技能外国人に関する帳簿について、所定の期間保存することが求められています。
出入国在留管理庁の運用要領では、対象となる特定技能外国人との雇用契約が終了した日から1年間、関係する帳簿を保存することとされています。
ただし、すべての社内記録が一律に「1年間保存すればよい」という意味ではありません。
労働関係法令、税務関係法令、個人情報管理など、別の法令や社内規程によって保存期間が定められている記録については、それぞれのルールを確認する必要があります。
また、定期面談については、定期面談報告書を支援に関する記録として適切に保存することが求められています。
保存管理で確認するポイント
- 記録の作成日
- 対象となる外国人材
- 雇用契約の終了日
- 保存期限
- 保存場所
- 閲覧権限
- 廃棄方法
- 個人情報の取り扱い
保存期間を過ぎた記録を廃棄する場合も、個人情報が外部に流出しないよう、適切な方法で処理しましょう。
9．特定技能所属機関と登録支援機関の役割
特定技能所属機関（受入れ企業）の役割
特定技能所属機関は、特定技能外国人の雇用主として、労働条件や職場環境を適切に管理する必要があります。
主な確認事項は次のとおりです。
- 適切な労働条件の確保
- 給与や労働時間の管理
- 職場環境の改善
- 支援状況の確認
- 登録支援機関との必要な情報共有
- 必要な届出や報告への対応
登録支援機関の役割
登録支援機関は、特定技能所属機関から支援業務の全部または一部を委託された場合、委託された支援業務を適切に実施する必要があります。
主な支援業務には、次のようなものがあります。
- 事前ガイダンス
- 生活オリエンテーション
- 相談・苦情への対応
- 定期面談
- 生活や仕事に関する支援
- 支援実施状況の管理
- 特定技能所属機関との情報共有
- 必要に応じた関係機関との連携
特定技能所属機関と登録支援機関は、それぞれの役割と責任を理解し、必要な情報を適切に共有することが重要です。
なお、支援業務を登録支援機関に委託している場合でも、特定技能所属機関側に必要な届出や確認事項がなくなるわけではありません。
2026年4月1日以降の定期届出では、特定技能所属機関が登録支援機関に支援の全部を委託している場合、登録支援機関による支援実施状況も取りまとめて提出する必要があります。
10．支援記録でよくある問題と改善方法
問題① 記録内容が簡単すぎる
「問題なし」「説明済み」など、簡単な記載だけでは、実際にどのような支援を行ったのか確認できません。
改善方法
- 相談内容を具体的に記載する
- 対応内容と結果を分けて記録する
- 次回確認が必要かどうかを記載する
問題② 担当者によって記録方法が異なる
担当者ごとに記録の形式や表現が異なると、情報の抜け漏れが発生します。
改善方法
- 統一した記録様式を使用する
- 記録作成のルールを決める
- 定期的に記録内容を確認する
問題③ 相談後のフォローが不足している
相談を受けて対応したものの、その後の状況確認が行われていないケースがあります。
改善方法
- 次回確認日を設定する
- 未解決の課題を一覧で管理する
- 対応完了まで責任者を明確にする
問題④ 特定技能所属機関と登録支援機関の情報共有が不十分
登録支援機関だけが情報を把握し、特定技能所属機関側が状況を把握できていない場合、必要な対応が遅れる可能性があります。
改善方法
- 共有すべき情報の範囲を明確にする
- 定期的に支援状況を報告する
- 緊急時の連絡ルールを決める
- 個人情報に配慮しながら必要な情報を共有する
11．登録支援機関を選ぶ際の確認ポイント
企業が登録支援機関を選ぶ際は、登録の有無だけでなく、実際の支援体制や記録管理の方法も確認することが大切です。
確認したい5つのポイント
① 支援実績
これまでにどのような国籍・業種の外国人材を支援してきたか確認します。
② 多言語対応
外国人材が理解できる言語で相談や説明を受けられる体制があるか確認します。
③ 相談対応の体制
相談を受け付ける方法、対応時間、緊急時の連絡方法を確認します。
④ 支援記録の管理方法
どのような様式で記録を作成し、特定技能所属機関へどのように報告・共有するのか確認します。
⑤ 特定技能所属機関との連携体制
定期報告や問題発生時の連絡方法、担当者間の情報共有体制を確認します。
登録支援機関を選ぶ際は、費用だけでなく、必要な支援を継続的かつ適切に実施できる体制があるかを確認することが重要です。
12．支援記録の基本テンプレート
支援記録を作成する際は、次のような項目を参考にできます。
| 項目 | 記載内容 |
| 支援対象者 | 氏名・国籍・所属先など |
| 支援実施日 | 支援を行った日付・時間 |
| 支援方法 | 面談・電話・オンライン・訪問など |
| 支援項目 | 生活・仕事・住居・日本語学習など |
| 相談内容 | 本人からの相談や課題 |
| 対応内容 | 実施した支援や説明 |
| 対応結果 | 解決状況や本人の反応 |
| 連絡・共有先 | 特定技能所属機関・担当者・関係機関など |
| 今後の対応 | 次回確認日や継続支援の内容 |
| 担当者 | 支援を実施した担当者 |
実際に使用する様式については、法令上必要な項目や出入国在留管理庁が公開している最新の参考様式・運用要領を確認したうえで作成してください。
13．支援記録を活用して支援の質を改善する
支援記録は、保存するだけでなく、今後の支援体制を改善するためにも活用できます。
例えば、次のような内容を分析できます。
- 相談が多い内容
- 相談が発生しやすい時期
- 生活上の問題が多い項目
- 日本語学習に関する課題
- 職場で発生しやすいトラブル
- 支援対応に時間がかかっている案件
- 継続的なフォローが必要な外国人材
記録を定期的に確認することで、同じ問題の再発防止や、外国人材に対する支援内容の改善につなげることができます。
登録支援機関にとっても、過去の支援記録を分析することで、どのような相談が多いのか、どのような支援が必要なのかを把握し、支援体制の改善に活用できます。
14．2026年に確認しておきたい制度情報
特定技能制度に関する届出や報告の取り扱いは、制度改正や運用変更によって変わる場合があります。
特に2026年は、定期届出の取り扱いを確認しておくことが重要です。
2026年4月1日以降の定期届出は、年1回の提出となっています。
対象期間は原則として4月1日から翌年3月31日まで、提出期間は原則として翌年4月1日から5月31日までです。5月31日が土日祝日の場合は、翌開庁日が提出期限となります。
また、登録支援機関に支援業務の全部を委託している場合には、登録支援機関による支援実施状況についても、特定技能所属機関の定期届出に関係します。
支援記録や届出を管理する際は、以下の公式情報を定期的に確認しましょう。
- 出入国在留管理庁の最新の運用要領
- 特定技能関係の申請・届出様式
- 特定技能所属機関による定期届出の案内
- 登録支援機関による届出の案内
- 定期面談に関する最新の参考様式
- 支援実施状況に関する最新の案内
制度や様式は変更される可能性があるため、実際の業務では必ず最新の公式情報を確認してください。
15．特定技能外国人の支援記録チェックリスト
支援記録を管理する際は、次の項目を確認しましょう。
支援記録の作成
- □ 支援実施日を記録している
- □ 支援対象者を明確にしている
- □ 支援内容を具体的に記載している
- □ 対応担当者を記録している
- □ 対応結果を記載している
- □ 継続対応の必要性を確認している
相談・苦情対応
- □ 相談日時を記録している
- □ 相談内容を正確に記載している
- □ 緊急性を確認している
- □ 必要な関係者へ報告・相談している
- □ 対応結果を記録している
- □ 解決状況を確認している
定期面談
- □ 原則3か月に1回以上の頻度で実施している
- □ 本人の仕事や生活状況を確認している
- □ 労働条件に問題がないか確認している
- □ ハラスメントやトラブルの有無を確認している
- □ 面談内容を具体的に記録している
- □ 必要な報告や対応を行っている
保存・管理
- □ 保存期間を確認している
- □ 個人情報を適切に管理している
- □ 閲覧権限を設定している
- □ バックアップを実施している
- □ 担当者変更時の引き継ぎ体制がある
- □ 最新の制度・様式を確認している
まとめ
特定技能外国人の支援記録は、支援業務を適切に実施したことを確認するためだけでなく、外国人材の生活と就労を継続的に支えるための重要な管理資料です。
特定技能所属機関と登録支援機関は、それぞれの役割を理解し、相談内容、対応結果、定期面談の内容、生活支援の実施状況などを適切に記録・管理することが重要です。
特に重要なポイントは、次のとおりです。
- 支援内容を具体的に記録する
- 相談やトラブルへの対応経過を残す
- 定期面談を原則3か月に1回以上実施する
- 特定技能所属機関と登録支援機関で必要な情報を共有する
- 法令上必要な帳簿・書類と社内管理記録を区別する
- 保存期間と個人情報の管理ルールを確認する
- 最新の制度や参考様式を確認する
- 支援記録を今後の支援体制の改善に活用する
適切な支援記録の管理は、外国人材の安心した生活と職場への定着を支えるだけでなく、特定技能所属機関と登録支援機関の円滑な連携にもつながります。
制度や届出のルールは変更されることがあるため、2026年以降も出入国在留管理庁の最新情報を確認しながら、適切な支援記録の管理を行いましょう。
