「特定技能外国人を採用したいけれど、どの登録支援機関を選べばいいのか分からない」
「登録支援機関によって、サポート内容や費用に違いはあるの？」
特定技能外国人の受け入れを検討している企業にとって、登録支援機関選びは非常に重要です。
特定技能制度では、外国人が日本で安心して働き、生活を続けるために、一定の支援を行うことが求められています。特に特定技能1号外国人については、受入れ企業が支援計画を作成し、必要な支援を実施することが基本となります。
企業によっては、自社で支援体制を整えることが難しいため、登録支援機関に支援業務を委託しています。
登録支援機関は、入国前の説明から、入国後の生活支援、相談対応、定期的な面談など、外国人が日本で安定して働くためのさまざまなサポートを行います。
しかし、登録支援機関によって、支援実績、対応言語、担当者の体制、企業へのサポート、費用などには違いがあります。
そのため、「登録支援機関ならどこでも同じ」と考えるのではなく、自社が採用する外国人や業種、勤務地などに合った機関を選ぶことが大切です。
ここでは、特定技能外国人を受け入れる企業が登録支援機関を選ぶ際に確認したい7つのポイントを詳しく解説します。
1．登録支援機関として正式に登録されているか
登録支援機関を選ぶ際に、最初に確認したいのが「正式に登録された登録支援機関であるか」という点です。
登録支援機関とは、出入国在留管理庁への登録を受け、特定技能1号外国人に対する支援を適切に実施できる体制を整えている機関です。
特定技能外国人を受け入れる企業は、外国人に対して必要な支援を行う必要があります。その支援を企業自身で実施することが難しい場合、登録支援機関に委託することができます。
ただし、登録支援機関に依頼すれば企業側の責任がすべてなくなるというわけではありません。受入れ企業として必要な確認や管理を行うことも重要です。
そのため、契約前には、依頼しようとしている機関が正式な登録支援機関として登録されているかを確認しましょう。
また、登録されているかどうかだけではなく、登録支援機関としてどのような支援を実施しているのかも確認することをおすすめします。
例えば、
・登録支援機関としての登録状況
・支援可能な地域
・対応している特定技能分野
・対応可能な外国語
・支援体制
・担当者の人数
・企業との連絡方法
などを確認すると、より安心して依頼できる機関か判断しやすくなります。
企業が特定技能外国人を初めて受け入れる場合、在留資格に関する手続きや支援内容について分からないことも多いでしょう。
そのような場合には、制度について分かりやすく説明してくれるかどうかも重要なポイントです。
単に「外国人を紹介できます」と説明するだけではなく、特定技能制度、企業側の義務、外国人への支援内容などについて丁寧に説明してくれる機関を選ぶことが大切です。
登録支援機関を選ぶ第一歩として、まずは正式な登録状況と支援体制を確認しましょう。
2．特定技能外国人の支援実績があるか
登録支援機関として正式に登録されていることに加えて、実際の支援実績があるかどうかも重要なチェックポイントです。
特定技能外国人の受け入れが初めての企業にとって、経験豊富な登録支援機関は心強い存在になります。
特定技能外国人を受け入れると、在留資格に関する手続きだけでなく、日本での生活、職場でのコミュニケーション、住居、行政手続きなど、さまざまな場面で対応が必要になります。
登録支援機関に十分な経験があれば、過去の支援経験をもとに、問題が発生したときに適切な対応を提案できる可能性があります。
確認したいポイントとしては、
・これまで何人程度の特定技能外国人を支援してきたか
・どのような業種の外国人を支援しているか
・どの国籍の外国人に対応しているか
・どの地域の企業を支援しているか
・どのような支援事例があるか
・現在も継続的に支援している外国人がいるか
などがあります。
特に、自社と同じ業種の支援実績があるかどうかは確認しておきたいポイントです。
例えば、介護分野、外食業、建設業、農業、宿泊業、製造業などでは、仕事の内容や職場環境が異なります。そのため、同じ特定技能制度であっても、現場で発生する相談内容には違いがあります。
また、外国人の国籍によって言語や文化、生活習慣などが異なるため、自社が採用する外国人の国籍に対応した経験があるか確認することも重要です。
実績を見る際には、単純に「支援人数が多い」という点だけで判断するのではなく、「どのような支援をしてきたのか」を確認しましょう。
外国人の採用後も継続的に企業と連絡を取り、定期的な面談や相談対応を行っている登録支援機関であれば、企業側も安心して相談しやすくなります。
特定技能外国人の採用は、外国人を日本に呼ぶことだけが目的ではありません。
採用後に外国人が職場に定着し、企業と良好な関係を築きながら長く働ける環境を作ることが重要です。
そのため、登録支援機関を選ぶ際には、「登録されているか」だけではなく、「実際にどのような支援をしてきたか」という実績まで確認することをおすすめします。
3．外国人の母国語でサポートできるか
外国人スタッフを受け入れる企業にとって、言語面のサポートも非常に重要なポイントです。
日本語能力が十分ではない外国人の場合、仕事や生活に関する重要な説明を日本語だけで行うと、内容を正確に理解できないことがあります。
例えば、会社のルール、給与、勤務時間、休暇、社会保険、税金、病院の利用方法、行政手続きなど、外国人が理解しておくべき情報は数多くあります。
そのため、登録支援機関を選ぶ際には、「外国人本人が理解しやすい言語で相談できる環境があるか」を確認することが大切です。
確認するポイントとしては、
・対応可能な言語
・外国人本人から直接相談できるか
・電話で相談できるか
・メールやメッセージで相談できるか
・緊急時にも対応できるか
・通訳が必要な場合の対応方法
などがあります。
特に、外国人が仕事上の問題や生活上の悩みを抱えたときに、「日本語で相談しなければならない」という状況では、問題を抱えたまま我慢してしまう可能性があります。
母国語など、本人が相談しやすい言語で対応できる体制があれば、問題を早期に発見しやすくなります。
例えば、職場で仕事内容について理解できない場合や、生活上のトラブルが発生した場合でも、本人が相談できれば、企業と登録支援機関が早い段階で対応できます。
また、外国人本人への説明だけでなく、企業側への通訳・コミュニケーション支援があるかどうかも確認しておくとよいでしょう。
外国人スタッフとのコミュニケーションに問題がある場合、企業だけで解決することが難しいケースもあります。そのような場合に、登録支援機関が間に入り、双方の状況を確認しながら問題解決をサポートできると、企業側の負担軽減にもつながります。
さらに、外国人が複数の国籍から採用される企業の場合、それぞれの言語に対応できる体制があるかも確認しましょう。
「外国人対応」と一言で言っても、対応可能な言語や相談方法には違いがあります。
契約前に、「何語に対応しているのか」「いつ相談できるのか」「緊急時にはどのように連絡するのか」を具体的に確認することが大切です。
言葉の壁を小さくすることは、外国人本人の安心だけでなく、企業との信頼関係を築くうえでも重要です。
4．入国前から入国後まで継続して支援できるか
登録支援機関を選ぶ際には、「入国した後だけではなく、入国前から継続して支援できるか」も確認しましょう。
特定技能外国人にとって、日本で働くことは大きな環境の変化です。
日本に来る前には、仕事内容、給与、勤務時間、生活環境、日本のルールなどについて理解しておく必要があります。
入国前に十分な説明が行われていないと、入国後に「聞いていた仕事内容と違う」「生活費が想像より高い」「会社のルールが分からない」などの問題につながる可能性があります。
そのため、入国前の段階から外国人本人に必要な情報を分かりやすく説明することが重要です。
また、入国後にも生活を始めるためのさまざまな支援が必要になります。
例えば、
・日本での生活ルールの説明
・住居に関する支援
・電気、ガス、水道などの生活準備
・銀行口座開設に関する支援
・携帯電話の契約に関する情報提供
・行政手続きに関する支援
・交通ルールの説明
・日本語学習に関する情報提供
・相談や苦情への対応
・定期的な面談
などです。
特に初めて日本で生活する外国人の場合、日常生活の中で分からないことが多くあります。
例えば、病院の利用方法、ゴミの分別、公共交通機関の利用、役所での手続きなど、日本人にとっては当たり前のことでも、外国人にとっては難しい場合があります。
そのため、仕事だけではなく、生活面についても相談できる登録支援機関を選ぶことが大切です。
また、定期的な面談を行っているかどうかも重要です。
外国人本人が「問題ありません」と言っていても、実際には職場や生活について悩んでいるケースがあります。定期的に話をすることで、小さな問題を早い段階で発見できる可能性があります。
登録支援機関を選ぶ際には、「どのタイミングから支援が始まるのか」「入国後はどのような支援を行うのか」「定期面談はどのように実施するのか」を具体的に確認しましょう。
入国前から入国後まで一貫した支援体制があることは、外国人の安心につながるだけでなく、受入れ企業にとっても大きなメリットになります。
5．支援費用が明確になっているか
登録支援機関を選ぶ際、企業が特に気になるポイントの一つが費用です。
登録支援機関によって、初期費用、月額費用、その他の手続きに関する費用などが異なる場合があります。
そのため、契約前に「総額でどの程度の費用が必要になるのか」を確認しておくことが重要です。
例えば、
・初期費用
・月額支援費
・在留資格関連の手続き費用
・通訳・翻訳費用
・交通費
・緊急対応に関する費用
・その他の追加費用
などについて確認しましょう。
特に注意したいのは、月額料金だけを比較しないことです。
例えば、A社の月額費用が安くても、通訳や追加相談などが別料金になっている場合があります。一方で、B社は月額費用が少し高くても、複数の支援サービスが料金に含まれている場合があります。
そのため、「安いか高いか」だけではなく、「何が料金に含まれているのか」を比較することが大切です。
また、契約前に見積書や料金表を確認し、不明な項目があれば質問しましょう。
「この費用は何のために必要なのか」
「追加料金が発生するケースはあるのか」
「契約期間はどのくらいなのか」
「途中で支援人数が増えた場合の料金はどうなるのか」
などを事前に確認しておくと、契約後のトラブルを防ぎやすくなります。
さらに、支援費用を誰が負担するのかについても、制度上のルールを確認する必要があります。特定技能外国人本人に負担させることが適切ではない費用もあるため、企業側で必要な費用を含めて、適切な契約内容を確認することが重要です。
登録支援機関を選ぶ際には、価格だけで決めるのではなく、「費用に対してどのような支援を受けられるのか」という視点で比較しましょう。
明確な料金体系を提示し、追加費用についても事前に説明してくれる登録支援機関であれば、企業側も安心して契約しやすくなります。
6．企業との連絡・相談体制が整っているか
特定技能外国人を受け入れた後、企業側にもさまざまな相談や問題が発生する可能性があります。
例えば、外国人スタッフが仕事を休みたい場合、職場でコミュニケーションの問題が発生した場合、生活上の問題を抱えている場合など、企業だけでは対応方法が分からないケースもあります。
そのため、登録支援機関が「外国人本人だけでなく、受入れ企業の相談にも対応してくれるか」を確認することが重要です。
確認したいポイントとしては、
・担当者が明確になっているか
・電話で相談できるか
・メールやオンラインで相談できるか
・緊急時の連絡方法があるか
・相談に対する返信が早いか
・定期的に企業へ状況を報告しているか
・外国人とのトラブルについて相談できるか
などがあります。
特に重要なのは、担当者が明確になっていることです。
「何かあったらどこに連絡すればいいのか分からない」という状態では、問題が発生したときに対応が遅れてしまう可能性があります。
また、登録支援機関との連絡が取りにくい場合、企業側の負担が大きくなる可能性があります。
そのため、契約前に「通常の相談はどのように行うのか」「緊急時には誰に連絡するのか」「休日や営業時間外はどうするのか」などを確認しておくと安心です。
さらに、外国人本人との定期的な面談結果などについて、企業に必要な情報を適切に共有してくれるかどうかも重要です。
ただし、外国人本人のプライバシーにも配慮しながら、企業として知る必要がある事項について適切に報告・連携できる体制が求められます。
登録支援機関は、単に外国人を紹介するだけの存在ではありません。
企業と外国人の間に立ち、双方が安心して働ける環境を作るための重要なパートナーです。
「外国人を紹介して終わり」ではなく、採用後も企業と継続的にコミュニケーションを取り、問題が発生したときに相談できる登録支援機関を選びましょう。
7．外国人本人への生活・仕事のサポートが充実しているか
最後に確認したいのが、外国人本人への生活・仕事のサポート体制です。
特定技能外国人にとって、日本で働くことは単に新しい職場に入るというだけではありません。
母国を離れて、日本で新しい生活を始めることになります。
そのため、仕事以外にも住居、交通、病院、行政手続き、買い物、生活ルールなど、さまざまな場面で困る可能性があります。
例えば、初めて日本に来た外国人にとっては、ゴミ出しのルールや公共交通機関の利用方法、病院での受付方法などが分からない場合があります。
こうした小さな問題が積み重なると、日本での生活にストレスを感じ、仕事にも影響する可能性があります。
そのため、登録支援機関が生活面についても相談できる体制を整えているか確認しましょう。
具体的には、
・生活ルールについての説明
・住居に関する支援
・行政手続きに関する情報提供
・病院や医療機関の利用に関する支援
・日本語学習に関する情報提供
・交通ルールの説明
・相談・苦情への対応
・定期的な面談
・仕事や生活上の悩みについての相談
などがポイントになります。
また、外国人本人が「困ったときに相談しても大丈夫」と思える関係を作ることも重要です。
登録支援機関が一方的に説明するだけではなく、外国人本人の話を聞き、問題の原因を確認しながら対応してくれるかどうかも確認しましょう。
特に、定期的な面談は重要です。
問題が大きくなってから対応するのではなく、定期的に外国人本人の状況を確認することで、職場や生活上の問題を早期に発見できる可能性があります。
企業側にとっても、外国人スタッフが安心して働ける環境を作ることは、長期的な人材定着につながります。
外国人が「この会社で安心して働ける」と感じることができれば、仕事への意欲や職場への信頼にもつながります。
登録支援機関を選ぶ際には、「外国人を日本に連れてくること」だけを考えるのではなく、「日本に来た後、安心して生活し、働き続けられるか」という視点でサポート体制を確認することが大切です。
登録支援機関選びで失敗しないために
登録支援機関を選ぶ際には、単純に「料金が安い」「外国人を紹介してくれる」という理由だけで決めないことが重要です。
特定技能外国人の受け入れは、採用して終わりではありません。
外国人が日本で生活し、職場で働き、企業との良好な関係を築きながら長く勤務できる環境を整える必要があります。
そのため、登録支援機関を比較するときには、以下の7項目をチェックしてみましょう。
・登録支援機関として正式に登録されているか
・特定技能外国人の支援実績があるか
・外国人の母国語でサポートできるか
・入国前から入国後まで継続して支援できるか
・支援費用とサービス内容が明確か
・企業との連絡・相談体制が整っているか
・外国人本人への生活・仕事のサポートが充実しているか
また、実際に契約する前には、複数の登録支援機関に相談して比較することもおすすめです。
同じ「登録支援機関」でも、対応できる国籍、支援地域、対応言語、費用、担当者の体制などが異なる場合があります。
企業の所在地や業種、採用する外国人の国籍によって、適した登録支援機関も変わります。
例えば、地方の企業であれば、勤務地の近くで対面支援ができるかどうかも重要になります。
外国人が生活する地域まで訪問してサポートできるのか、緊急時に対応できるのかなども事前に確認しておくとよいでしょう。
また、契約書や料金表、支援内容について分からない点があれば、契約前に質問することが大切です。
「後から聞いていた内容と違った」というトラブルを避けるためにも、支援内容と費用をできるだけ具体的に確認しましょう。
まとめ
特定技能外国人の受け入れでは、外国人を採用することだけではなく、採用後に安心して働き続けられる環境を作ることが重要です。
登録支援機関は、外国人本人にとっての相談相手であると同時に、受入れ企業にとっても重要なパートナーです。
そのため、「登録支援機関ならどこでも同じ」と考えるのではなく、自社の業種、勤務地、採用する外国人の国籍、必要な支援内容などを考慮して選ぶことが大切です。
今回紹介した7つのポイントを参考に、
①登録状況
②支援実績
③対応言語
④入国前後の支援
⑤費用の明確さ
⑥企業への相談体制
⑦外国人本人へのサポート
を比較してみましょう。
特に重要なのは、外国人を「採用すること」だけではなく、「採用した後も安心して働き続けてもらうこと」です。
信頼できる登録支援機関と連携することで、外国人本人の不安を減らし、企業側の負担を軽減しながら、安定した受け入れ体制を整えることにつながります。
特定技能外国人の採用を検討している企業は、料金だけで判断せず、支援内容や実績、相談体制などを総合的に比較し、自社に合った登録支援機関を選びましょう。
