「特定技能外国人の採用が決まったけれど、入社後に何をすればいいの？」
「在留資格の手続きが終わったら、企業側の対応も終わり？」
このように、特定技能外国人を初めて受け入れる企業では、採用後の手続きや支援について分からないことも少なくありません。
特定技能外国人の受け入れは、在留資格の申請や採用手続きが完了すれば終わりというものではありません。実際に入社した後も、労働条件の確認、生活面でのサポート、相談対応、定期的な面談、必要な届出など、企業が継続して対応すべきことがあります。
特に特定技能1号外国人については、日常生活や職場生活を安定させるための支援が制度上重要な位置付けとなっています。企業が自社で支援を行うこともできますが、登録支援機関に支援を委託することも可能です。
この記事では、特定技能外国人を採用した後に企業が確認しておきたい主な手続きや支援内容、注意点について、初めて外国人を受け入れる企業の担当者にも分かりやすく解説します。
1．特定技能外国人の採用後に企業がやるべきこと
特定技能外国人の採用が決まった後は、単に出勤してもらう準備をするだけではなく、入社後の仕事と生活を安定させるための受け入れ体制を整えることが重要です。
まず、雇用契約の内容と実際の仕事内容に相違がないか確認します。給与、勤務時間、休日、勤務地、業務内容などについて、採用時に説明した内容と実際の勤務条件が一致しているかを確認しましょう。
次に、在留カードや在留資格、在留期間などを確認し、会社で適切に管理します。特定技能外国人が担当する業務についても、対象となる特定技能の分野や業務内容と一致していることを確認する必要があります。
さらに、入社時には会社のルールや仕事の進め方、安全衛生、遅刻や欠勤時の連絡方法などを説明します。外国人社員にとっては、日本の職場で当然と思われているルールが分からないこともあります。そのため、「知っているはず」と考えず、具体的に説明することが大切です。
特定技能1号外国人については、生活オリエンテーション、相談対応、必要な支援なども重要です。住居、電気・ガス・水道、銀行、交通、防災、医療など、日本で生活するために必要な情報を分かりやすく伝える必要があります。
また、社会保険や労働保険、税金などについても、一般の労働者と同様に必要な手続きを確認します。
さらに、特定技能制度では、受入れ後にも一定の届出が必要です。2026年4月1日からは定期届出の仕組みが変更され、受入れ・活動・支援実施状況について、原則として1年に1回の届出を行う仕組みになっています。
このように、特定技能外国人の受け入れは「採用→入社」で完了するものではありません。採用後も継続的に管理・支援する体制を整えておくことが、安定した外国人雇用につながります。
2．雇用契約と労働条件をもう一度確認する
特定技能外国人が入社する前後には、雇用契約と労働条件を改めて確認しておくことが重要です。
特に確認したいのは、給与、勤務時間、休日、休暇、勤務地、仕事内容などです。採用時に説明した条件と、実際に働き始めた後の条件に違いがあると、外国人本人とのトラブルにつながる可能性があります。
例えば、面接時には「日勤中心」と説明していたにもかかわらず、入社後に突然夜勤中心の勤務になった場合、本人が「聞いていた話と違う」と感じることがあります。また、残業や休日出勤、給与の支払い方法などについても、事前に具体的に説明しておくことが大切です。
特定技能外国人であることを理由として、日本人労働者と比較して不当に低い賃金や不利な労働条件を設定することはできません。外国人だから安い賃金で働いてもらえるという考え方ではなく、適切な労務管理を行う必要があります。
また、労働条件を説明するときは、日本語の難しい表現をそのまま使用するだけではなく、本人が十分に理解できるように説明することも重要です。必要に応じて、本人が理解できる言語による説明や通訳・翻訳などを活用するとよいでしょう。
入社後には、給与明細の見方についても説明しておくと安心です。基本給、残業代、社会保険料、税金などがどのように計算されているのか分からないと、「給与が少ない」「会社にお金を取られている」と誤解されることがあります。
さらに、仕事内容についても注意が必要です。特定技能の在留資格で認められている業務と、実際に担当させる仕事が一致しているか確認しましょう。
雇用契約の内容を正しく理解してもらい、実際の職場でもその内容を守ることが、外国人社員との信頼関係を築く第一歩です。
採用後に条件を変更する場合には、本人への説明だけでなく、制度上必要となる手続きや届出についても確認することが重要です。特定技能雇用契約などに変更が生じた場合には、入管への届出が必要となる場合があります。
3．在留カードと在留資格を確認する
特定技能外国人を受け入れる企業にとって、在留カードと在留資格の確認は非常に重要な業務の一つです。
まず、本人が現在どの在留資格を持っているのか、在留期間はいつまでなのかを確認しましょう。特定技能1号なのか、特定技能2号なのかによっても制度上の扱いが異なるため、正確に把握することが必要です。
また、在留カードに記載されている内容だけを見るのではなく、実際に予定している仕事が特定技能の対象分野・業務に該当しているかについても確認する必要があります。
例えば、介護分野で受け入れた外国人に対して、本人の在留資格で認められていない業務を継続的に担当させることは避けなければなりません。企業側が「人手が足りないから」と判断して、予定していなかった仕事を自由に担当させることはできません。
在留期間についても、会社側で管理しておくことが重要です。在留期間の更新時期が近づいていることに気付かず、本人から突然「在留期限が近い」と言われるような状況は避けましょう。
そのため、外国人社員ごとに在留カードの情報を適切に管理し、在留期限を社内の管理表やシステムなどで確認できるようにしておくと便利です。
また、在留カードを確認する際には、本人の在留資格だけでなく、就労制限の有無などについても確認します。外国人を雇用する場合には、企業側にも適切な在留管理が求められます。
在留カードの更新や在留資格変更などが行われた場合には、最新の情報を社内の記録にも反映させることが重要です。
さらに、特定技能制度に関するルールは変更されることがあります。出入国在留管理庁も2026年中に制度説明資料や運用要領、届出様式などを更新しています。
そのため、「以前に同じ手続きをしたから大丈夫」と考えるのではなく、受け入れのたびに最新の制度を確認することをおすすめします。
4．入社時のオリエンテーションを行う
特定技能外国人が入社したら、実際の仕事を始める前に、会社のルールや職場での基本的な行動について説明することが大切です。
日本人社員であれば、これまでの経験から自然に理解できるようなことでも、日本で初めて働く外国人にとっては分からない場合があります。
例えば、勤務開始時間、休憩時間、退勤時間、遅刻や欠勤の連絡方法、有給休暇の申請方法などについて、具体的に説明しましょう。
特に重要なのが、遅刻・欠勤時の連絡方法です。「休む場合は会社に連絡してください」だけではなく、「誰に」「何時までに」「電話・LINE・メールのどの方法で」連絡するのかまで説明しておくと、実際の場面で迷いにくくなります。
また、給与の支払い日や給与明細の見方についても説明しておくとよいでしょう。外国人社員が給与について疑問を持った場合に、すぐに相談できる担当者を決めておくことも重要です。
仕事に関しては、担当する業務、使用する道具、作業手順、安全上の注意事項などを説明します。特に製造業、建設業、介護、農業、外食業などでは、安全に関わる内容を理解してもらうことが重要です。
「危険だから気を付けてください」という説明だけではなく、写真や実物、動画などを使って具体的に説明すると、より理解しやすくなります。
さらに、ハラスメントについても説明しておきましょう。パワーハラスメント、セクシュアルハラスメントなどについて、困った場合に誰へ相談すればよいのかを明確にしておくことが大切です。
外国人社員が「相談したら怒られる」と感じるような環境では、問題が発生しても相談してくれない可能性があります。
そのため、入社時から「困ったことがあれば相談してください」という姿勢を会社側から示しておくことが重要です。
入社時のオリエンテーションは単なる説明会ではありません。外国人社員が安心して仕事を始めるための「最初のサポート」です。丁寧な説明を行うことで、仕事上のミスや誤解を減らし、早期の職場定着にもつながります。
5．生活オリエンテーションを実施する
特定技能1号外国人を受け入れる場合、仕事だけではなく、日本で安心して生活できるようにするための支援も重要です。
日本に初めて来る外国人の場合、ゴミの分別、公共交通機関、銀行、病院、役所など、日本人にとっては身近な仕組みでも分からないことが多くあります。
例えば、ゴミ出し一つをとっても、地域によって収集曜日や分別方法が異なります。会社から「燃えるゴミの日は○曜日です」と説明するだけでなく、実際のゴミ袋や地域のルールを確認しながら説明すると、より分かりやすくなります。
公共交通機関についても、最寄り駅やバス停、通勤ルート、ICカードの使い方などを説明しておくと安心です。
また、病気やけがをした場合にどの病院へ行けばよいのか、救急時にはどうすればよいのかについても、事前に説明しておくことが重要です。
銀行口座や携帯電話、インターネットなどの生活インフラについても、必要に応じてサポートします。
さらに、日本で生活するうえで重要なのが防災です。地震、台風、大雨などが発生した場合の避難場所や緊急時の連絡方法を説明しておきましょう。
生活オリエンテーションでは、一度説明しただけで終わりにするのではなく、本人が実際に生活する中で困ったことがないか確認することも重要です。
例えば、「病院に行きたいけれど、どこへ行けばいいか分からない」「市役所から手紙が届いたが内容が分からない」といった相談が出てくることがあります。
こうした小さな困りごとを早めに解決することが、外国人社員の安心感につながります。
特定技能1号の支援では、生活オリエンテーションを含む支援計画に基づく対応が重要になります。企業が自社で支援する場合も、登録支援機関へ委託する場合も、必要な支援を計画的に実施することが大切です。
6．住居やライフラインについてサポートする
特定技能外国人が日本で働き始める際には、住居の確保や生活インフラの準備も重要なポイントになります。
特に海外から新しく来日する外国人の場合、日本の賃貸住宅を借りる方法が分からないことがあります。保証人、契約書、初期費用、家賃、敷金・礼金など、日本独特の賃貸契約について理解できていないケースもあります。
そのため、必要に応じて企業や登録支援機関が住居の確保に関する支援を行います。
住居が決まった後も、電気、ガス、水道などのライフラインについて確認します。ガスの開栓や電気・水道の契約方法が分からない場合には、必要な手続きをサポートします。
また、携帯電話やインターネットについても、日本に来たばかりの外国人にとっては分かりにくい場合があります。
住居に関しては、家賃の支払い方法やゴミ出し、騒音、近隣住民とのルールなどについても説明しておくことが大切です。
特に共同住宅では、夜間の騒音や共用部分の使い方などがトラブルの原因になることがあります。
「日本では普通だから分かるだろう」と考えず、具体的なルールを説明しましょう。
また、住居については、外国人本人が安心して生活できることだけでなく、雇用主側が適切な管理を行うことも重要です。
会社が住居を提供する場合には、家賃や光熱費などの負担について、本人に分かりやすく説明し、給与から控除する場合などは適切な手続きを確認する必要があります。
さらに、転居する場合には、住所変更に関する行政手続きや、必要な届出についても確認します。
住居は仕事とは関係ないように見えて、実際には外国人社員の仕事への定着にも大きく影響します。安心して生活できる住環境が整っていれば、仕事にも集中しやすくなります。
企業と外国人本人の双方にとって無理のない住居環境を整えることが、長期的な雇用関係を築くうえで重要です。
7．社会保険・税金などの手続きを行う
特定技能外国人も、日本で働く労働者として、条件に応じて社会保険や労働保険などの対象となります。
企業は、外国人だからという理由で社会保険や労働保険の取り扱いを別にするのではなく、適用される制度に従って必要な手続きを行う必要があります。
例えば、健康保険、厚生年金、雇用保険、労災保険などについて、本人の雇用形態や勤務条件に応じて確認します。
また、給与からは所得税などが控除される場合があります。住民税についても、本人の状況に応じて納税が必要になります。
外国人社員の場合、「給与から何のお金が引かれているのか分からない」という相談が発生することがあります。
そのため、入社時に給与明細の見方を説明し、基本給、残業代、社会保険料、税金などについて簡単に説明しておくと安心です。
例えば、本人が「月給25万円と聞いていたのに、実際の振込額が20万円だった」と疑問を持った場合、社会保険料や税金などが控除されていることを理解していなければ、会社への不信感につながる可能性があります。
また、税金や社会保険の手続きでは、外国人本人が必要な書類を準備しなければならない場合もあります。その際には、会社側が必要書類や提出期限を分かりやすく伝えることが重要です。
年末調整や住民税など、日本独自の制度についても、必要に応じて説明しましょう。
さらに、退職や転職、帰国などの場合には、社会保険や税金に関する手続きが発生することがあります。
企業の担当者だけですべてを判断するのが難しい場合には、社会保険労務士、税理士、行政機関などの専門家に確認することも大切です。
外国人社員にとって、給与や税金は生活に直結する重要な問題です。分からないままにせず、会社側から丁寧に説明することで、安心して働ける環境を作ることができます。
8．定期的な面談・相談対応を行う
特定技能外国人の受け入れでは、「採用したら終わり」という考え方をしないことが重要です。
実際に仕事を始めてから、仕事上の悩み、人間関係、生活上の問題、日本語の問題など、さまざまな相談が出てくる可能性があります。
そのため、外国人社員と定期的にコミュニケーションを取る機会を設けましょう。
面談では、単に「仕事は大丈夫ですか？」と聞くだけではなく、具体的な質問をすることが効果的です。
「仕事で困っていることはありませんか？」
「職場の人間関係で困っていませんか？」
「給与や勤務時間について分からないことはありませんか？」
「生活面で困っていることはありませんか？」
「日本語で理解できないことはありませんか？」
など、本人が話しやすい質問を用意しておくとよいでしょう。
特に重要なのは、本人が会社に直接言いにくい問題を相談できる環境です。
例えば、上司との人間関係や職場でのハラスメントについて、本人が会社に直接相談することをためらう場合があります。そのような場合には、登録支援機関など第三者に相談できる体制が役立ちます。
また、相談を受けた場合には、単に「分かりました」で終わらせず、相談内容、対応内容、対応結果などを適切に記録しておくことも重要です。
特定技能1号の支援では、定期的な面談などが支援内容として位置付けられており、支援を実施した記録を適切に管理することも大切です。
問題が小さい段階で発見できれば、早期に対応できます。
例えば、最初は「仕事が少し大変」という小さな相談だったものが、そのまま放置されると、最終的に「退職したい」という話につながる可能性があります。
だからこそ、定期的な面談は問題を探すためだけではなく、外国人社員との信頼関係を作るための重要な機会です。
9．日本語学習をサポートする
特定技能外国人が日本の職場で安全かつ円滑に働くためには、日本語能力の向上も重要です。
特定技能の試験などを通じて一定の日本語能力を持って入国している場合でも、実際の職場では専門用語や社内独自の表現など、試験では学ばない日本語を使うことがあります。
例えば、介護現場では介護特有の専門用語、製造現場では機械や工具の名称、外食業では接客に使用する表現などがあります。
そのため、入社後には仕事で使用する言葉を具体的に教えることが大切です。
特に、安全に関係する言葉については、確実に理解してもらう必要があります。
「危ない」「止める」「触らない」「確認する」など、事故防止につながる言葉を本人が理解できているか確認しましょう。
また、日本語学習は仕事のためだけではありません。日常生活で日本語を使えるようになることで、外国人本人の生活の安心感も高まります。
例えば、市役所から届いた通知、病院の案内、銀行からの郵便、賃貸住宅に関する書類などを理解できるようになると、日本での生活がより安定します。
企業としては、日本語教室やオンライン学習、日本語教材などを紹介したり、仕事で使用する日本語を教えたりすることができます。
また、登録支援機関を利用している場合には、日本語学習に関する情報提供や相談対応などを含め、支援計画に沿って必要なサポートを行うことができます。
出入国在留管理庁のFAQでも、特定技能1号外国人に対する日本語習得支援について説明されています。
日本語能力が向上すると、仕事の指示を理解しやすくなるだけでなく、同僚とのコミュニケーションも円滑になります。
その結果、仕事上のミスや誤解を減らし、職場への定着にもつながります。
「日本語ができないから困る」と考えるだけではなく、「どうすれば日本語を学びやすい環境を作れるか」という視点でサポートすることが重要です。
10．必要な届出・報告を忘れない
特定技能外国人を受け入れた企業にとって、入管への届出・報告も非常に重要な業務です。
採用して働いてもらうだけでなく、制度上必要となる届出を適切な時期に行う必要があります。
2026年4月1日から、特定技能制度の定期届出のルールが大きく変更されています。現在は、対象期間が4月1日から翌年3月31日までとなり、原則として翌年5月31日までに定期届出を提出する仕組みになっています。
定期届出では、特定技能外国人の受入れ状況、活動状況、支援の実施状況などについて報告します。
また、定期届出だけではなく、雇用契約の変更・終了、受入れ困難、支援計画の変更、その他の一定の事由が発生した場合には、別途、随時届出が必要となる場合があります。出入国在留管理庁も、定期届出と随時届出についてそれぞれ様式や作成要領、Q&Aを公開しています。
例えば、雇用条件や支援計画に変更が生じた場合には、変更内容によって必要な届出や期限が異なります。支援計画の変更については、一定の場合に変更が生じた日から14日以内の届出が必要とされています。
このような届出を忘れると、企業側の制度運用に問題が生じる可能性があります。
そのため、外国人社員ごとに「雇用契約」「在留期限」「支援計画」「面談記録」「届出状況」などを管理できる仕組みを作っておくとよいでしょう。
また、2026年以降も特定技能制度は変更される可能性があります。「以前のやり方」で対応するのではなく、出入国在留管理庁の最新情報を確認することが重要です。
企業だけで届出や制度管理を行うことが難しい場合には、登録支援機関や行政書士など、適切な専門家に相談することも検討しましょう。
11．登録支援機関を利用するメリット
特定技能1号外国人を受け入れる企業は、支援体制を適切に整える必要があります。
しかし、外国人の採用経験が少ない企業にとって、生活オリエンテーション、相談対応、面談、支援記録などを自社だけで継続的に行うことは負担になる場合があります。
そこで活用できるのが登録支援機関です。
登録支援機関は、企業から委託を受けて、特定技能1号外国人に対する支援を行うことができます。
例えば、生活オリエンテーション、相談・苦情への対応、定期的な面談、行政手続きに関する情報提供など、外国人が日本で安定して生活・就労するために必要な支援を行います。
特に外国人本人が日本語に十分慣れていない場合、会社と本人の間に入って説明や相談対応を行うことで、双方のコミュニケーションを円滑にしやすくなります。
企業にとっての大きなメリットは、外国人社員の生活や支援に関する負担を軽減しながら、制度に沿った受け入れ体制を整えやすくなることです。
ただし、登録支援機関に委託すれば企業側の責任がすべてなくなるわけではありません。
雇用主としての労務管理や適切な雇用環境の整備など、企業自身が対応すべき事項があります。
また、登録支援機関を選ぶ際には、単に「支援できます」と言っているかだけではなく、どのような支援を実施しているのか、相談対応の方法、面談の頻度、外国人本人が理解できる言語への対応、緊急時の連絡体制などを確認することが重要です。
2026年4月から届出制度も変更されているため、企業と登録支援機関の間で、誰がどの書類を準備し、誰がどの情報を管理するのかを事前に明確にしておくことも重要です。
信頼できる登録支援機関と連携することで、企業は本来の業務に集中しながら、外国人社員が安心して働ける環境を整えやすくなります。
12．採用後のフォローが定着率につながる
特定技能外国人を採用することはゴールではありません。
企業にとって本当に重要なのは、採用した外国人が安心して働き続け、職場の一員として長く活躍してもらえる環境を作ることです。
外国人社員が退職する理由は、必ずしも給与だけとは限りません。
仕事内容とのミスマッチ、職場の人間関係、日本語でのコミュニケーション、住居の問題、将来への不安など、さまざまな要因があります。
例えば、仕事そのものには不満がなくても、「上司に相談しにくい」「日本人スタッフとコミュニケーションが取れない」と感じて退職を考えるケースがあります。
そのため、企業側から積極的にコミュニケーションを取ることが重要です。
定期的な面談を行い、仕事や生活について困っていることがないか確認しましょう。
また、外国人社員の将来についても考えることが大切です。
「何年働いてもらうか」だけではなく、「どのような仕事を任せたいか」「どのようなスキルを身につけてもらいたいか」といったキャリアについて話すことで、本人のモチベーション向上につながる場合があります。
さらに、日本人社員とのコミュニケーションを促進することも重要です。
外国人社員だけに「日本語を勉強してください」と求めるのではなく、日本人社員側も分かりやすい言葉で話す、必要なことを具体的に伝えるなど、職場全体でコミュニケーションを改善することが大切です。
問題が発生した場合には、できるだけ早く対応しましょう。
小さな問題を放置すると、本人の不満が大きくなり、突然の退職につながることがあります。
反対に、「困ったときには会社が助けてくれる」と感じてもらえれば、会社への信頼感が高まりやすくなります。
特定技能外国人の採用は、人手不足を補うためだけの施策ではありません。
外国人社員を会社の大切な人材として受け入れ、仕事・生活・日本語・キャリアなどを継続的にサポートすることが、長期的な定着につながります。
まとめ｜特定技能外国人は「採用後の支援」が重要
特定技能外国人の採用が決まった後は、雇用契約や在留資格の確認だけでなく、生活面・仕事面での支援、社会保険・税金に関する手続き、定期的な面談、必要な届出など、企業が継続して対応すべきことが多くあります。
特に特定技能1号外国人については、入社後も支援計画に基づいた適切な支援を行うことが重要です。
また、2026年4月から特定技能の定期届出制度も変更されています。受入れ企業は最新の制度や届出方法を確認し、必要な手続きを適切に行うことが大切です。
初めて特定技能外国人を受け入れる企業の場合、「採用手続きはできたけれど、入社後に何をすればいいのか分からない」というケースもあります。
そのような場合は、採用前から入社後までの流れを整理し、企業内で担当者を決めておくと安心です。
また、自社だけで支援業務を行うことが難しい場合には、登録支援機関への委託を検討することもできます。
特定技能外国人の受け入れで大切なのは、外国人を「採用すること」だけではありません。
採用した外国人が安心して働き、生活し、長く会社で活躍できる環境を作ることが、特定技能制度を活用するうえで重要なポイントです。
「特定技能外国人を採用したいけれど、採用後の手続きや支援が分からない」
「生活支援や定期面談まで自社で対応できるか不安」
「特定技能の届出や支援について相談したい」
このようなお悩みをお持ちの企業様は、登録支援機関への相談をご検討ください。
当社では、特定技能外国人の採用から、入社後の生活支援・相談対応・定期的なフォローまで、企業様の状況に合わせてサポートしています。
特定技能外国人の採用・受け入れについてご不明な点がございましたら、お気軽にご相談ください。
