外国人材を採用した後、仕事や生活で困っていることがないか、定期的に確認していますか？
外国人社員が日本の職場で安心して長く働くためには、採用時の説明や入社直後のサポートだけではなく、入社後も継続的にコミュニケーションを取ることが重要です。
外国人材の場合、日本語や文化の違い、仕事の進め方、職場の人間関係、住居や生活上の問題など、日本人社員とは異なる悩みを抱えることがあります。
また、困っていることがあっても、
「会社に迷惑をかけたくない」
「日本語でうまく説明できない」
「上司に相談するのが怖い」
「相談しても解決しないと思う」
と考えて、本人から相談しないケースもあります。
そのため、企業側から定期的に声をかけ、外国人材が安心して相談できる機会を作ることが大切です。
この記事では、外国人材との面談を行う目的、面談のタイミング、確認すべき項目、質問例、面談後の対応方法などについて詳しく解説します。
1. 外国人材との面談を行う目的
面談の目的は、単に「問題がないか確認する」ことではありません。
外国人材が安心して働き続けられる環境を作るために、仕事・生活・人間関係・日本語・将来の希望などを定期的に確認することが重要です。
主な目的は次のとおりです。
① 仕事上の問題を早期に発見する
仕事の内容や作業方法について、本人が理解できているか確認します。
② 職場の人間関係を確認する
上司や同僚とのコミュニケーションに問題がないか確認します。
③ 生活上の問題を把握する
住居、通勤、病院、市役所など、日本での生活について困っていることを確認します。
④ 日本語に関する不安を確認する
仕事の指示や職場でのコミュニケーションに困っていないか確認します。
⑤ 将来の希望を確認する
資格取得やスキルアップ、今後やってみたい仕事などについて話します。
⑥ 会社との信頼関係を作る
「困ったときには相談できる」と本人に感じてもらうことも重要な目的です。
2. 面談は「問題が起きてから」では遅い
外国人材との面談で大切なのは、問題が起きたときだけ話をするのではなく、問題がないときから定期的に話すことです。
例えば、仕事に大きな問題がなくても、
「最近どうですか？」
「仕事には慣れましたか？」
「生活で困っていることはありませんか？」
と定期的に確認します。
普段からコミュニケーションが取れていれば、本人も問題が発生したときに相談しやすくなります。
逆に、会社からほとんど声をかけてもらえない環境では、問題を抱えていても相談しないままになる可能性があります。
3. 面談を行うタイミング
面談の頻度や方法は、企業や外国人材の状況に応じて設定することが重要です。
特に入社直後は、仕事と生活の両方に慣れていないため、こまめな確認が必要です。
入社直後
確認したいポイント：
- 仕事内容を理解しているか
- 仕事の指示が分かるか
- 職場のルールを理解しているか
- 通勤に問題がないか
- 住居に問題がないか
- 職場で相談できる人がいるか
入社1か月程度
確認したいポイント：
- 仕事に慣れたか
- 難しい作業はないか
- 日本語で困っていないか
- 職場の人間関係に問題がないか
- シフトや勤務時間に問題がないか
入社3か月程度
確認したいポイント：
- 仕事の理解度
- 職場への適応状況
- 生活面の問題
- 日本語能力
- 将来の希望
その後
月1回など、会社の状況に合わせて定期的に面談を行う方法があります。
重要なのは、面談の回数だけではありません。
面談で聞いた内容を記録し、必要な対応を行い、その後に改善したか確認することが大切です。
4. 面談前に会社が準備しておくこと
面談を効果的に行うためには、当日までの準備も重要です。
例えば、次の内容を確認しておきます。
- 最近の勤務状況
- 遅刻・欠勤の状況
- シフト
- 担当している仕事
- 日本語で困っている様子がないか
- 上司や同僚からの相談
- 以前の面談で出た問題
- 前回の相談事項が解決したか
ただし、遅刻や欠勤などを理由に最初から本人を責めるのではなく、「なぜその状況になったのか」を確認する姿勢が重要です。
5. 面談を行う場所も重要
面談では、本人が安心して話せる環境を作りましょう。
他の社員がいる場所や、周囲に会話が聞こえる場所では、本人が本音を話しにくい場合があります。
できるだけ、
- 静かな場所
- 落ち着いて話せる場所
- 他の人に会話を聞かれにくい場所
- 十分な時間を確保できる環境
を用意しましょう。
また、面談中にスマートフォンを操作したり、本人の話を途中で遮ったりすると、「話を聞いてもらえていない」と感じる可能性があります。
6. 面談の最初は話しやすい質問から始める
いきなり問題点を聞くのではなく、簡単な質問から始めると話しやすくなります。
例えば、
「最近、仕事には慣れましたか？」
「毎日の生活はどうですか？」
「休みの日は何をしていますか？」
などです。
その後、
「仕事で困っていることはありますか？」
「職場で相談したいことはありますか？」
と具体的な質問に進みます。
7. 仕事について確認する
仕事内容については、単に「分かりますか？」と聞くだけではなく、具体的に確認します。
質問例
- 「今の仕事の内容は分かりますか？」
- 「一番難しい作業は何ですか？」
- 「分からない作業はありますか？」
- 「仕事の説明で分かりにくかったことはありますか？」
- 「もっと教えてほしい仕事はありますか？」
- 「仕事で困ったとき、誰に相談していますか？」
外国人材が「はい、分かりました」と答えていても、本当に理解できているとは限りません。
必要に応じて、本人に作業内容を説明してもらうことで、理解度を確認することもできます。
8. 日本語について確認する
日本語の問題は、仕事上のミスやコミュニケーションの問題につながることがあります。
特に、専門用語や職場特有の表現は、日本語能力が高い人でも難しい場合があります。
質問例
- 「仕事で分からない日本語はありますか？」
- 「上司の説明は分かりますか？」
- 「同僚との会話で困ることはありますか？」
- 「電話対応で困っていませんか？」
- 「もっと覚えたい日本語はありますか？」
会社側も、外国人材に日本語を勉強させるだけではなく、伝える側の日本語を分かりやすくすることが重要です。
9. 「やさしい日本語」を使う
面談では、難しい言葉や専門用語をできるだけ避けましょう。
例えば、
「業務上、何か支障をきたしている事項はありますか？」
より、
「仕事で困っていることはありますか？」
のほうが分かりやすい表現です。
分かりやすい質問のポイント
- 短い文章にする
- 一度に一つの質問をする
- 難しい言葉を避ける
- 必要なら言い換える
- 相手の回答を急がせない
- 「分かりましたか？」だけで終わらせない
10. 職場の人間関係を確認する
人間関係の問題は、本人から相談しにくい問題の一つです。
そのため、会社側から丁寧に確認しましょう。
質問例
- 「職場で困っていることはありませんか？」
- 「上司に質問しやすいですか？」
- 「同僚と話しやすいですか？」
- 「仕事で困ったときに相談できる人はいますか？」
- 「職場で嫌な思いをしたことはありませんか？」
本人が「大丈夫」と答えても、表情や話し方、以前との変化などを確認することも大切です。
ただし、会社側が勝手に本人の気持ちを決めつけるのではなく、本人の話を聞いたうえで対応しましょう。
11. ハラスメントについて確認する
外国人材についても、職場でのハラスメント防止は重要なテーマです。
例えば、
- 暴言
- 無視
- 過度な叱責
- 差別的な発言
- 不合理な扱い
- セクシュアルハラスメント
- パワーハラスメント
などについて、本人が困っていないか確認します。
質問するときは、
「誰かに怒られましたか？」
と決めつけるのではなく、
「職場で嫌な言い方をされたことはありませんか？」
「困ったことがあったときに相談できますか？」
など、話しやすい聞き方を工夫しましょう。
問題が疑われる場合は、会社の相談窓口や適切な専門機関などにつなげることも検討します。
12. 勤務時間・シフトについて確認する
勤務時間やシフトも重要な確認項目です。
質問例
- 「勤務時間について困っていることはありませんか？」
- 「シフトについて問題はありませんか？」
- 「休みについて困っていませんか？」
- 「仕事と生活のバランスで困っていませんか？」
外国人材から希望が出た場合でも、すべてをそのまま受け入れるという意味ではありません。
雇用契約、会社の規則、労働関係法令などを確認し、対応できる内容と難しい内容を分かりやすく説明することが大切です。
13. 給与・控除について確認する
外国人材の中には、日本の給与明細を初めて見る人もいます。
そのため、給与について分からないことがないか確認しましょう。
確認例
- 給与の支給日
- 基本給
- 残業代
- 各種手当
- 社会保険料
- 税金
- その他の控除
質問例
「給与明細の内容は分かりますか？」
「給与から引かれているものについて、分からないことはありますか？」
「給与について会社に確認したいことはありますか？」
給与に関する疑問を放置すると、会社への不信感につながる可能性があります。
14. 生活面について確認する
外国人材の場合、仕事以外の問題が大きな不安になることもあります。
例えば、
- 住居
- 通勤
- 電気・ガス・水道
- 携帯電話
- 銀行
- 病院
- 市役所
- ゴミ出し
- 買い物
- 近隣住民との関係
などです。
質問例
「日本の生活で困っていることはありませんか？」
「住んでいるところで問題はありませんか？」
「通勤は大丈夫ですか？」
「病院や市役所の手続きで困っていませんか？」
生活上の問題を早期に把握することで、仕事への影響が大きくなる前に対応しやすくなります。
15. 相談できる人がいるか確認する
外国人材が日本で安心して生活するためには、困ったときに相談できる人がいることも重要です。
質問例
「困ったときは誰に相談していますか？」
「会社で相談できる人はいますか？」
「生活のことで困ったとき、誰に相談しますか？」
もし本人が「相談できる人がいない」と答えた場合は、会社の担当者や登録支援機関など、利用できる相談先を分かりやすく伝えましょう。
16. 将来の希望・キャリアについて確認する
外国人材を長期的に雇用するためには、現在の仕事だけでなく、将来について話すことも大切です。
質問例
- 「これからやってみたい仕事はありますか？」
- 「取得したい資格はありますか？」
- 「もっと勉強したいことはありますか？」
- 「日本語をもっと上達させたいですか？」
- 「将来どんな仕事をしたいですか？」
本人の希望を理解することで、会社側も教育やキャリア形成について考えやすくなります。
17. 外国人材が本音を話さない理由を理解する
面談では「問題ありません」と言われたからといって、必ずしも問題がないとは限りません。
外国人材が本音を話さない理由には、さまざまな可能性があります。
例えば、
- 日本語で説明するのが難しい
- 上司に嫌われたくない
- 仕事を失うのが怖い
- 会社に迷惑をかけたくない
- 問題を話すことに慣れていない
- 相談しても解決しないと思っている
- 自分の悩みを問題として認識していない
などです。
だからこそ、会社側が「相談しても大丈夫」という雰囲気を作ることが重要です。
18. 「大丈夫です」で終わらせない質問方法
例えば、
「何か問題ありますか？」
だけでは、
「ありません。」
で終わってしまうことがあります。
そこで、質問を具体的にします。
例①
「仕事で一番難しいと感じることは何ですか？」
例②
「最近、仕事で困ったことはありましたか？」
例③
「上司に質問しにくいことはありますか？」
例④
「日本での生活で、一番困っていることは何ですか？」
例⑤
「今後、会社に手伝ってほしいことはありますか？」
具体的な質問にすることで、本人も回答しやすくなります。
19. 面談では「聞く」ことを優先する
面談は、会社が一方的に説明する場ではありません。
外国人材の話を聞くことを意識しましょう。
例えば、
「それは大変でしたね。」
「詳しく教えてください。」
「いつ頃から困っていますか？」
「会社として何ができるか一緒に考えましょう。」
といった言葉を使うことで、本人が話しやすくなります。
20. 面談で約束したことは必ず確認する
面談で、
「担当者に確認します。」
「次回までに調べます。」
「会社で検討します。」
と言った場合、その後の対応を忘れないようにしましょう。
例えば、
面談
↓
「シフトについて相談したい」
↓
担当者が確認
↓
本人へ結果を説明
↓
次回面談で状況を確認
という流れを作ります。
面談で話を聞くだけで終わらず、対応まで完了させることが重要です。
21. 面談記録を残す
面談後は、必要な範囲で内容を記録しておくと、その後のフォローに役立ちます。
面談記録の例
| 項目 | 内容 |
| 面談日 | 2026年○月○日 |
| 氏名 | ○○ ○○ |
| 仕事 | 作業内容・理解度 |
| 日本語 | 困っている言葉・会話 |
| 人間関係 | 上司・同僚との関係 |
| 勤務 | シフト・勤務時間 |
| 給与 | 給与明細などの質問 |
| 生活 | 住居・通勤・手続き |
| 相談 | 本人からの相談 |
| 対応 | 会社が行う対応 |
| 担当者 | 対応する担当者 |
| 期限 | いつまでに対応するか |
| 次回確認 | 次回面談で確認する内容 |
記録は、本人のプライバシーにも配慮し、必要な範囲で適切に管理しましょう。
22. 問題の優先順位を考える
面談で問題が複数出てきた場合、すべてを同じ優先順位で処理するのではなく、緊急性や重要性を考えて対応します。
すぐに対応が必要な可能性があるもの
- 安全に関わる問題
- 深刻なハラスメント
- 労働条件に関する重大な問題
- 健康上の緊急性が疑われる問題
- 住居での重大なトラブル
早めに確認したいもの
- 仕事の理解不足
- 人間関係
- シフトへの不安
- 日本語の問題
- 生活上の困りごと
継続的に確認するもの
- キャリア
- 資格取得
- 日本語学習
- スキルアップ
このように整理すると、担当者も対応しやすくなります。
23. 登録支援機関と連携する
特定技能外国人を受け入れている企業では、登録支援機関に支援を委託しているケースがあります。
その場合、企業だけで問題を抱え込まず、必要に応じて登録支援機関と情報共有しながら対応することが重要です。
例えば、
- 生活相談
- 日本語に関する相談
- 住居に関する問題
- 職場での相談
- 行政手続き
- 転職・退職などに関する相談
など、内容に応じて適切な対応先を検討します。
なお、特定技能については、対象者や支援内容、届出などに関する制度上のルールがあります。
そのため、「面談をしているからすべて問題ない」と考えるのではなく、対象となる在留資格や支援内容、会社の状況に応じて必要な制度上の対応を確認することが重要です。
24. 面談と日常のコミュニケーションを分けない
定期面談だけを行えば十分というわけではありません。
日常的な声かけも重要です。
例えば、
「最近どうですか？」
「仕事は大丈夫ですか？」
「何か困ったことがあったら教えてください。」
など、短いコミュニケーションを積み重ねます。
日常的な会話があることで、定期面談のときにも話しやすくなります。
25. 外国人材を「特別な人」として扱いすぎない
外国人材へのサポートは必要ですが、何でも特別扱いすればよいというわけではありません。
重要なのは、
「外国人だから」ではなく、一人の社員として必要な支援を考えること
です。
会社のルールや安全基準、仕事上の責任については明確に伝えながら、言語や生活面など、必要な部分では適切にサポートします。
26. 長期的な定着には「キャリア」も重要
外国人材が長く働くためには、「今の仕事を続ける」だけではなく、将来の成長をイメージできることも重要です。
例えば、
入社
↓
仕事を覚える
↓
日本語を向上させる
↓
資格を取得する
↓
仕事の範囲を広げる
↓
後輩を指導する
というように、本人が将来のキャリアを考えられる環境を作る方法があります。
もちろん、具体的なキャリアは本人の希望、能力、在留資格、会社の制度などを踏まえて検討する必要があります。
27. 面談で避けたいNG対応
NG①「何も問題ないですね」で終わる
「大丈夫です」という回答だけで判断せず、具体的な質問をしましょう。
NG② 本人の話を途中で否定する
まず話を最後まで聞きましょう。
NG③ 相談したことを責める
相談したこと自体を否定すると、次から相談しなくなる可能性があります。
NG④ 他の社員の前で相談内容を聞く
本人が話しにくくなる可能性があります。
NG⑤ 約束した対応を忘れる
面談後のフォローが重要です。
NG⑥ 会社のルールだけを一方的に説明する
ルールを説明すると同時に、本人がなぜ困っているのかも確認しましょう。
28. 外国人材との面談チェックリスト
面談では、以下の項目を確認するとよいでしょう。
| 確認項目 | 質問例 |
| 仕事 | 仕事で困っていることはありませんか？ |
| 作業 | 分からない作業はありませんか？ |
| 日本語 | 仕事で分からない日本語はありませんか？ |
| 人間関係 | 職場の人間関係で困っていませんか？ |
| 上司 | 上司に質問しやすいですか？ |
| 相談 | 困ったときに相談できる人はいますか？ |
| 勤務 | 勤務時間やシフトに問題はありませんか？ |
| 休み | 休みについて困っていることはありませんか？ |
| 給与 | 給与明細で分からないことはありませんか？ |
| 生活 | 日本での生活で困っていることはありませんか？ |
| 住居 | 住んでいるところで問題はありませんか？ |
| 通勤 | 通勤で困っていることはありませんか？ |
| ハラスメント | 職場で嫌な思いをしたことはありませんか？ |
| 将来 | これからやってみたい仕事はありますか？ |
| 資格 | 取得したい資格はありますか？ |
| 日本語学習 | もっと勉強したい日本語はありますか？ |
| その他 | 他に相談したいことはありますか？ |
29. 面談後の対応フロー
企業では、次のような流れを作っておくと対応しやすくなります。
STEP 1｜面談を実施
本人から仕事・生活・人間関係などについて話を聞く。
STEP 2｜問題を整理
緊急性や重要性を確認する。
STEP 3｜担当者を決める
誰が対応するのかを明確にする。
STEP 4｜必要な対応を行う
会社、登録支援機関、行政機関、専門家など、必要な相談先につなげる。
STEP 5｜本人へ説明
「何をするのか」「いつ対応するのか」を本人に分かりやすく説明する。
STEP 6｜再確認
次回面談などで、問題が解決したか確認する。
この流れを社内で決めておくと、担当者によって対応が大きく変わることを防ぎやすくなります。
30. 企業が作っておきたい「相談しやすい環境」
定期面談だけでなく、普段から相談できる環境を整えることも重要です。
例えば、
- 外国人材の担当者を決める
- 担当者の連絡先を伝える
- 相談方法を明確にする
- やさしい日本語を使用する
- 必要に応じて通訳を用意する
- 定期的に声をかける
- 相談内容を適切に管理する
- 問題があった場合の対応方法を決めておく
などです。
外国人材に、
「困ったときに誰に相談すればいいのか分からない」
と思わせないことが大切です。
31. 面談は「会社からの確認」ではなく「双方向のコミュニケーション」
面談というと、会社が外国人材をチェックする場だと考えてしまうことがあります。
しかし、本来は会社から質問するだけではなく、外国人材からも会社に質問や希望を伝えられる機会にすることが重要です。
最後に、
「会社に伝えたいことはありますか？」
「もっとこうしてほしいということはありますか？」
「困っていること以外に、相談したいことはありますか？」
と聞いてみましょう。
本人から会社への意見を聞くことで、職場環境の改善につながる場合があります。
32. 面談を継続することが定着につながる
一度の面談ですべての問題を解決する必要はありません。
大切なのは、継続して状況を確認することです。
例えば、
1回目
「仕事の説明が少し分かりにくい」
↓
対応
「担当者が作業内容をもう一度説明」
↓
2回目
「前より分かるようになった」
↓
3回目
「新しい仕事にも挑戦したい」
このように、面談を継続することで、単なる問題解決だけでなく、本人の成長やキャリアについても話せるようになります。
まとめ｜外国人材の定着は「採用後のコミュニケーション」が重要
外国人材に長く働いてもらうためには、採用して終わりではなく、入社後も継続的にコミュニケーションを取ることが重要です。
定期的な面談では、
- 仕事内容
- 日本語
- 職場の人間関係
- 勤務時間・シフト
- 給与・労働条件
- 生活
- 住居
- 通勤
- 相談相手
- ハラスメント
- 将来の希望
- 資格・キャリア
などを幅広く確認しましょう。
そして、最も重要なのは、「面談を実施した」という事実だけで終わらせないことです。
面談で相談を受けたら、
聞く → 問題を整理する → 対応する → 本人に説明する → 再確認する
という流れを作りましょう。
また、外国人材が本音を話しやすいように、やさしい日本語を使い、本人の話を否定せず、安心して相談できる環境を作ることも重要です。
外国人材にとって、「困ったときに相談できる会社」であることは、安心して働くための大きな支えになります。
企業側にとっても、問題を早期に把握し、適切に対応することで、職場環境の改善や外国人材との長期的な雇用関係につながる可能性があります。
外国人材の定着は、採用した瞬間ではなく、採用後の継続的なコミュニケーションから始まります。
